6 claves para mejorar el funcionamiento de un almacén

Mejorar el funcionamiento de un almacen es el objetivo de muchas empresas que trabajan con ellos. Sacarle el máximo partido a esa instalación puede suponer un cambio positivo en relación con proveedores y clientes.

Acortar tiempos de espera, optimizar el rendimiento de los materiales o evitar tener demasiado stock son algunos de los beneficios. En este articulo se explicará cómo ser más eficiente en el uso de los almacenes con unos sencillos pasos.

Tips para mejorar el funcionamiento de un almacen

Si se desea que el almacén de la empresa funcione en óptimas condiciones lo ideal es tener en cuenta las necesidades concretas de los empleados. También es importante que la instalación esté lo mejor acondicionada posible para la labor que se desempeñará en la misma.

Personalizar y analizar las necesidades será la primera de las tareas del responsable antes de que empiece a funcionar con normalidad.

Personalización del almacén

La instalación de estas características que mejor va a funcionar es la que se adecue a las necesidades reales de la empresa. Es preciso tener en cuenta una estrategia de distribución elaborada y cuidada. Para ello hay que contar con:

• Las instalaciones de producción. La conexión entre la nave de producción y el almacén ha de ser lo más sencilla posible. Si los productos que llegan desde la cadena productiva lo hacen por el camino más corto el almacén estará más optimizado.

• Los muelles deben adecuarse a los productos que entran y salen del almacén. No servirá un muelle dotado de las últimas innovaciones si la carga que pasa a través de él es más grande. O si es demasiado pesada y la instalación no está adecuada para ello.

• Las zonas de almacenaje también deben estar optimizadas a la actividad de la empresa. Los empleados deben encontrar a la primera lo que buscan, contando con sistemas de colocación adecuados. También es preciso tener el equipamiento necesario para mejorar los trabajos.

• La ubicación de ese almacén es realmente importante. Antes de elegir una nave en concreto los responsables deben saber dónde están sus proveedores y clientes. Así podrán asegurar que el transporte de las mercancías será lo más óptimo posible. Lo mismo ocurre con las materias primas como producto final.

Inventarios, gestión de stocks y controles de compra periódicos

Es importante que en un almacén nunca falten los materiales que necesitarán las cadenas de producción. También debe haber suficientes productos para abastecer a los clientes.

Pero también hay que evitar con un amplio stock que quede obsoleto. Invertir en productos que no se usan es un error. Al final se tendrá ocupado un espacio necesario en el almacén, además del gasto que supone esa compra.

Una labor que debe realizarse de manera periódica en el almacén es el inventario. Es importante que el responsable sepa en todo momento qué es lo que hay disponible. Esto se amplía a los gestores y los encargados de compras y ventas.

Optimizar la gestión de existencias es también labor de los responsables de almacenes. Saber cuáles son las materias que se necesitan y en qué medida. También hacer que la producción se optimice a las necesidades de la empresa en cada momento.

Con controles de compra periódicos se analizará también cuál es el gasto de la empresa en materiales. Cuáles son los que antes se acaban. Cuáles no hay que comprar en grandes cantidades puesto que se cuenta con un amplio stockage.

Implementación del Just in time

Para realizar una optimización de los inventarios hay que poner en práctica el sistema Just in Time (JiT). De esta manera se adaptará al nivel mínimo posible y los nuevos métodos de fabricación. Requiere transparencia y eficiencia total en la cadena de suministro. También en la relación con los proveedores y los clientes.

La base del JiT es fabricar solo necesario, cuando se necesita y en la cantidad que se precisa. Así se evita la acumulación de stock y de productos sin acabar. También se evitan retrasos en las entregas a los clientes.

Para que el sistema funcione es necesaria la involucración de todo el personal, así como su formación. Es importante entregar tanto partes como componentes en el tiempo justo para la fabricación.

Además las transacciones deben ser lo menos complejas posible. Esto se consigue con simplificación y estandarización de las labores. La colaboración y conexión total con toda la logística es una parte importante. Implementar sistemas de preparación automática de los pedidos y de pick-to-light y put-to-light. Evitar los desplazamientos del personal es otro de los puntos a tener en cuenta.

Utilizando este sistema JiT los almacenes consiguen numerosas ventajas, entre las que destacan:

• Menos pérdidas por suministrar productos tarde.
• Se reducen costes de compras y almacenaje. Todos los inventarios de la línea de producción son menores.
• Facilita las relaciones con los clientes, acordando compras a lo largo del año.
• Mejora el tiempo de reacción ante cambios no planificados.

La adopción del sistema Just in Time supone una ventaja competitiva importante. Esto es porque las empresas pueden entregar un producto de manera correcta en menor tiempo.

También se adecuan a los cambios y las exigencias del mercado inmediatamente.

Gestión de devoluciones

La logística inversa ha de estar optimizada para conseguir la mejor relación con los clientes. Ofrecerles la posibilidad de devolver los productos, en poco tiempo y causando las menores molestias es fundamental.

Aplicar sistemas de cross-docking para ello es una solución perfecta. Recoger la mercancía y volver a incluirla en el stock de una manera simple. Reciclarla o retiquetarla (según el caso) es fundamental para la optimización del almacén.

Si se establece una buena política de gestión de devoluciones la visión que los clientes tienen de una empresa mejorará de manera considerable. Ofrecerles las máximas garantías y comodidades es una buena forma de demostrar la excelente atención.

Basarse en la forma que tienen de hacerlo las grandes compañías dedicadas al comercio electrónico es clave. Sus políticas de devolución y la gestión de las mismas son el perfecto ejemplo de esmerada atención al cliente.

Como dijo Michael Leboeuf

“Un cliente satisfecho es la mejor estrategia de negocio”.

Agilizar la burocracia del almacén

Todo esto no tendría ningún sentido si después de optimizar todos los procesos, la burocracia lo frena. Es preciso agilizar la contabilidad y todo el papeleo necesario para recibir y enviar. Además, adaptar todos los procesos comunicativos dentro del mismo.

Para esto es preciso incluir estandarizaciones en los formularios de recepción y entrega. Tener un protocolo a seguir para realizar todas las tareas.

En él se incluirán las referentes a la normativa vigente. Además no debería depender de una sola persona (que puede no estar disponible en un momento concreto).

Por esto es necesario incluir al personal de administración, compras y contabilidad en los procesos de mejora. Solo así se conseguirá que el papeleo no frene todos los avances que se consiguen implementando nuevos métodos productivos.

Para mejorar el funcionamiento de un almacén es necesario implantar un SGA en la empresa

Todas estas mejoras que se han expuesto en los párrafos anteriores se consiguen con la implantación de un software de gestión de almacén en la empresa. Con el SGA adecuado se automatizarán tareas y se procesarán los datos de manera más simple y ágil.

Así se evita que los trabajadores dediquen su tiempo a labores no estrictamente adecuadas para su puesto.

Un buen ejemplo de SGA útil para todo tipo de empresas y almacenes es el que propone Acaciatec. Un software altamente personalizable con el que pueden trabajar todo tipo de compañías, independientemente del sector o del tamaño.

Para poder saber si se adapta a tu empresa, rellena este formulario :

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Cómo elegir un software adecuado

A la hora de elegir una herramienta óptima en este sentido una buena idea es contar con una cuya experiencia esté acreditada. Después habrá que analizar las ventajas que se pueden obtener, entre ellas:

• Un know-how propio basado en la experiencia.

• Especializados en puestas en marcha de almacenes. Empezando desde cero a trabajar con un software se obtiene el mejor rendimiento de la instalación.

• Que sea el compañero ideal para llevar a la empresa al éxito.

• Que cuenten con un equipo de profesionales con amplia experiencia. De esta manera podrán adelantarse a las necesidades de una empresa.

• Que mantengan reuniones de manera periódica para que ambas partes se conozcan. Así el resultado final está sumamente personalizado y adecuado a las necesidades concretas de cada compañía.

• El responsable del almacén tendrá que ir viendo a diario la evolución del mismo. Así puede tomar decisiones rápidas para mejorar y optimizar su eficiencia.

Mejorar el funcionamiento de un almacen depende en gran medida de los profesionales que trabajan allí. Y de su formación. También de la optimización de las instalaciones para que se adecuen a las necesidades de la empresa.

Como dice el CEO de Netflix Reed Hastings :

"No tengas miedo de cambiar el modelo".

Pero sobre todo, depende de elegir un software de gestión de almacenes aconsejado por los expertos de Acaciatec. Más de 50 compañías han confiado en ese sistema, adecuándose a sus necesidades precisas.

Llame ya para poder asesorarse y comenzar a trabajar con el software optimizado. O, rellene el formulario siguiente :

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