Almacén: el secreto de los cambios de estado de inventario

La mercancía ingresa en el almacén, es inspeccionada y finalmente almacenada. Los pedidos se preparan, consolidan, etiquetan y expiden. El día a día de la cadena logística en el almacén supone un reto pues registra constantes cambios de estado de inventario. Entonces, ¿cómo hacer para garantizar la efectividad en la gestión del inventario ante tan variado movimiento?

Descubra en esta ocasión los beneficios de contar con un registro exhaustivo de los bienes en su almacén y cómo sacar buen provecho de ello. 

El control de inventario en almacén

Para garantizar la fluidez y rentabilidad de las operaciones en un almacén es necesario que estas se encuentren ligadas a un control de inventario. Gracias a ello se puede gestionar, valorizar y analizar la mercancía desde su ingreso hasta su salida.

El control de inventario es una actividad que puede realizarse tanto periódica como permanentemente. Un inventario periódico, por un lado, consiste en la inspección física de la mercancía. En él se comparan las unidades reales con aquellas inscritas en el sistema. Además, como su nombre indica, se realiza entre determinados periodos de tiempo, por ejemplo, cada mes, semestre o año.

Por el contrario, el inventario permanente se ejecuta constantemente pues registra el estado del stock a lo largo de toda la cadena logística. Por lo general está ligado a la automatización de las operaciones en el almacén, dado que, a mayor flujo de mercancía, más difícil resulta registrar los movimientos de la mercancía de manera manual. 

Beneficios del control de inventario

Además de mantener un registro completo de los bienes en el almacén y su valor monetario para la contabilidad de la empresa, el control de inventario repercute en:

• La evaluación anual del rendimiento del almacén.

• La elaboración de una propuesta de valor de la empresa.

• El análisis del flujo y demanda que determinados productos tienen en el almacén.

• El desarrollo de un plan de reposición de mercancía que se anticipe a roturas de stock u otros posibles inconvenientes relacionado con el abastecimiento.

• El aprovechamiento del espacio asignado para el almacenamiento de los bienes.

Una buena gestión de inventario contiene, además, todas y cada una de las fases que los bienes atraviesan dentro de la cadena de suministro. En algunos casos esto incluye las fases de producción de los productos. Los cambios de estado de inventario son clave para la supervisión de la mercancía porque permiten a los operarios contar con un control más real y actualizado.  

¿Cuáles son los estados de un inventario?

El seguimiento interno de la mercancía, desde su entrada en el almacén hasta su expedición, conlleva modificaciones en el inventario. A dichas modificaciones se las conoce como cambios de estado de inventario. Dada su heterogeneidad, dichos cambios pueden categorizarse bajo distintos criterios.

Disponibilidad

Cuando se ejecuta una orden de expedición de mercancía en el almacén, los bienes seleccionados sufren un cambio de estado de inventario, pues dejan de estar disponibles para la venta. De esta manera se mantiene un buen recuento del stock. Asimismo, en cuanto se detectan daños durante una inspección física de los bienes, dichos productos pasan a figurar como no disponibles.

Los diferentes ajustes de inventario pueden verse beneficiados por un sistema de gestión de almacenes. Por ejemplo, el SGA bloquea automáticamente aquella mercancía cuyo estado haya sido cambiado en el inventario. Así se evita que un lote dañado sea consolidado por error, eludiendo malas impresiones por parte de los clientes. Un SGA, además indica a los operarios el lote adecuado a consolidar en base a los diferentes algoritmos de asignación.

Los cambios de estado de inventario en cuanto a disponibilidad, además, repercuten en el stock, con lo cual, si es necesario, conllevan a la emisión de una orden de reposición de mercancía. Este proceso de planificación puede ser ejecutado manualmente por el director de operaciones o automatizado a través de un SGA.

Fase dentro de la cadena logística

Desde su recepción en el almacén hasta su expedición, la mercancía pasa por una serie de fases que pueden inventariarse en correspondencia con las operaciones de entrada y salida del almacén:

• Recibido
• Rechazado
• En inspección
• En stock / Disponible
• En preparación
• Consolidado
• Enviado

En algunos almacenes se añaden a estas las fases de fabricación del producto, generando así una diferenciación entre “producto en fabricación” o “producto listo”.

Intercambio de información al instante

Las transferencias internas que se producen en el almacén figuran como cambios de estado en el inventario. Gracias a esto es posible estimar el tiempo de producción o entrega de la mercancía. El acceso a dicha información favorece a la relación entre la empresa y sus clientes, pues se transparenta el estado de los pedidos.

De la misma manera, los cambios de estado de inventario facilitan la comunicación interna entre el director y sus operarios. Si se cuenta con un SGA, la información se encuentra centralizada de manera que tanto director como operarios dominan en todo momento el estado de los productos. Ello permite, por ejemplo, elaborar un plan de recogida en el que se estiman tanto la cantidad de operarios como la maquinaria requerida para la salida del almacén.  

Ubicación

Durante la transferencia de bienes la mercancía que es consolidada y transportada hacia diferentes áreas del almacén. Así pues, se produce otro tipo de cambio de estado de inventario, en este caso, correlativo a la ubicación.

Para los operarios asignados, el registro de la ubicación de la mercancía es fundamental porque agiliza la ejecución de sus tareas. Durante la fase de recogida, por ejemplo, esto permite asignar una zona específica a cada trabajador. En caso de que la administración del almacén cuente con un SGA, este optimizará la ruta de cada operario basándose en la ubicación que figure en el inventario. Si el cambio de ubicación no se registra, los operarios pierden tiempo tratando de localizar los productos en el almacén.

La tecnología: clave para el control de cambios de estado de inventario.

Gracias al desarrollo tecnológico producido en los últimos años, ha sido posible alcanzar un buen flujo en la gestión de la información. Así, todas las partes implicadas dentro de la cadena de suministro pueden hoy integrar y coordinarse con mayor facilidad gracias a la implementación de las TIC.

Cada vez son más las herramientas tecnológicas que cuentan con sistemas de trazabilidad, lo cual garantiza a la empresa una reducción de sus costes y el aumento de su valor.

Así pues, los cambios de estado de inventario no son una excepción y pueden ser controlados utilizando la tecnología a favor de la gestión de inventario.

Registro de cambios a través del etiquetado

En el ámbito de la logística existe una amplia gama de sistemas de diseño de etiquetado. Desde diseñadores más básicos como Microsoft Word hasta programas de alta calidad profesional como Nice Label.

El etiquetado ayuda no solamente a identificar con éxito la mercancía, sino que también, a través de códigos asignados, permite rastrear con agilidad los productos en el inventario. De esta manera se registran fácilmente los diferentes cambios de estado de inventario.

Sistemas de radiofrecuencia (RFID)

Sistemas de radiofrecuencia

Pese a que los códigos de barra en etiquetas son hoy los más utilizados por muchos almacenes, los sistemas de identificación de productos por radiofrecuencia (RFID) son cada vez más habituales. Almacenes grandes y de alto flujo, por ejemplo, cuentan hoy con sistemas que identifican automáticamente el movimiento de palets mediante la lectura de ondas de radio.

Dado que los RFID almacenan datos en el sistema, se automatiza el cambio de ubicación de los productos en el inventario.

La fiabilidad del tipo de inventario

Para inventariar los bienes del almacén los métodos más comunes aplicados por las empresas son:

• Catálogos de productos: Se trata de listas impresas que se utilizan para mantener el control de stock. La fiabilidad de dicho inventario solamente puede comprobarse mediante una inspección física. Los operarios realizan un recorrido por el almacén y cotejan los datos del catálogo con sus observaciones. Por lo tanto, el margen de error humano se mantiene presente. 

Inspección física del inventario

• Hojas de cálculo: Disponibles en todo tipo de ordenador, las hojas de cálculo  resultan más efectivas para el registro y rastreo de la mercancía que los catálogos. Sin embargo, no difieren en gran medida de estos, pues también se trata de sistemas de ingreso manual de la información. 

• Softwares de Gestión de Almacén: a diferencia de los dos primeros, esta herramienta garantiza mayor fiabilidad de los datos. Ello se debe a que el sistema de registro de mercancía no es periódico como en los primeros dos casos, sino permanente. Esto quiere decir que el sistema automatizado modifica el inventario tanto durante las operaciones de recepción como de salida de mercancía.

Estudios en el área de la gestión de almacenes señalan la falta de automatización como un error en la administración del inventario. Los dos primeros métodos quizá sean más adecuados para almacenes pequeños y con bajo flujo de mercancía. Por encima de ambos, sin embargo, un SGA garantiza un control permanente del inventario.

El secreto que su empresa necesita

Como se ha podido comprobar, la clave detrás de un buen control se halla detrás de la precisión en los cambios de estado de inventario. Es decir, depende de un registro constante y exhaustivo en el cual se refleje la trazabilidad de la mercancía en el almacén. Gracias a ello, se permite que las operaciones se ejecuten con mayor precisión y fluidez.

En Acacia TECHNOLOGIES ofrecemos nuestro servicio de consultoría logística. Evaluamos las necesidades requeridas para la gestión de su almacén y le proporcionamos el SGA que mejor se ajusta a su empresa. Contamos, además, con lo último en tecnología para el diseño de etiquetas a través de nuestra partnership con Nice Label. Contáctenos y maneje su negocio de manera óptima y realice cambios y controles de inventario de manera rápida, precisa e informativa.

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