WMS - AcaciaTec

En el ámbito de la logística, la gestión de devoluciones es un componente crítico para garantizar la satisfacción del cliente y la eficiencia de la cadena de suministro. En este artículo, se explorará cómo un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) puede simplificar y mejorar significativamente el proceso de RMA (Return Merchandise Authorization). Dirigido a responsables de logística, descubriremos los beneficios de implementar un SGA en el manejo de devoluciones y cómo esta solución tecnológica puede optimizar todo el ciclo de devolución de productos.

¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) y cómo se relaciona con la Gestión de Devoluciones?

Definición y funciones clave de un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA)

Un SGA es un software que se encarga de gestionar de manera eficiente las operaciones en un almacén, optimizando el flujo de trabajo, el inventario y los procesos logísticos. Sus funciones principales incluyen la recepción, almacenamiento, picking y despacho de productos. Sin embargo, la utilidad de un SGA va más allá de estas operaciones básicas, ya que también puede ser una herramienta invaluable para la gestión de devoluciones.

La importancia de la Gestión de Devoluciones en la Cadena de Suministro

La gestión de devoluciones juega un papel esencial en la cadena de suministro, ya que afecta directamente la satisfacción del cliente y la reputación de la empresa. Un proceso de devolución eficiente y transparente puede marcar la diferencia entre una experiencia positiva y una experiencia negativa para el cliente. Un SGA bien implementado puede reducir los tiempos de respuesta, minimizar errores y aumentar la satisfacción del cliente, lo que a su vez mejora la imagen de la empresa en el mercado.

Beneficios de Implementar un SGA para la Gestión de Devoluciones

Agilización del Proceso de Devoluciones con un SGA

Con un SGA, el proceso de devoluciones se simplifica y acelera considerablemente. Los responsables de logística pueden gestionar y autorizar rápidamente las solicitudes de devolución, lo que disminuye el tiempo de respuesta al cliente. Además, el SGA automatiza la generación de etiquetas de envío de devoluciones, facilitando la logística inversa y agilizando el proceso de recepción de productos devueltos.

Reducción de Errores y Mejora en la Precisión del Inventario

Los errores en la gestión de devoluciones pueden ser costosos y afectar la satisfacción del cliente. Un SGA ayuda a minimizar errores al proporcionar una guía paso a paso para el personal del almacén durante todo el proceso de devolución. Además, la actualización en tiempo real del inventario después de una devolución mejora la precisión y la trazabilidad del stock, evitando problemas como la sobreventa o la falta de productos.

Mayor Transparencia y Trazabilidad en el Proceso de Devoluciones

La transparencia y la trazabilidad son fundamentales en el proceso de devoluciones. Un SGA registra todas las etapas del proceso de RMA, desde la solicitud inicial hasta la resolución final. Esto permite un seguimiento preciso de cada devolución, lo que es valioso para el análisis de datos y la mejora continua del proceso.

Integración de Sistemas: SGA y RMA

Cómo el SGA Facilita la Integración con el Sistema de Gestión de Devoluciones

La integración entre el SGA y el Sistema de Gestión de Devoluciones (RMA) es esencial para una gestión de devoluciones simplificada y eficiente. Un SGA puede conectarse con el RMA para sincronizar datos y mantener una visión holística de las operaciones de logística inversa. Esto permite una comunicación fluida entre ambos sistemas, mejorando la coordinación y evitando la duplicación de tareas.

Ventajas de Sincronizar Datos entre el SGA y el RMA

Al sincronizar datos entre el SGA y el RMA, se evita la pérdida de información y se mejora la precisión de los registros. La información actualizada en tiempo real permite una toma de decisiones más informada y una planificación más efectiva en el manejo de devoluciones. Además, la sincronización de datos facilita el análisis de métricas y el monitoreo del rendimiento del proceso de RMA.

Mejores Prácticas para Optimizar el Proceso de RMA con un SGA

Diseño de Flujos de Trabajo Eficientes

El diseño de flujos de trabajo eficientes es fundamental para una gestión de devoluciones optimizada. Con la ayuda de un SGA, los responsables de logística pueden analizar y mejorar los flujos de trabajo existentes, eliminando cuellos de botella y simplificando tareas repetitivas. La personalización de los flujos de trabajo según las necesidades específicas de la empresa contribuye a una gestión de devoluciones más ágil y efectiva.

Capacitación y Formación del Personal para una Implementación Exitosa

La implementación de un SGA requiere una capacitación adecuada para el personal del almacén y los responsables de logística. Es fundamental que los empleados comprendan cómo utilizar el sistema de manera óptima para aprovechar al máximo sus funcionalidades en la gestión de devoluciones. La formación continua y el acceso a recursos de soporte son clave para garantizar una implementación exitosa y el éxito a largo plazo del SGA.

Monitoreo y Análisis de Métricas de Devoluciones

El monitoreo y análisis de métricas de devoluciones son esenciales para medir el rendimiento del proceso de RMA. Con un SGA, se pueden obtener datos precisos sobre tiempos de respuesta, tasa de devoluciones, motivos de devolución, entre otros. Estas métricas brindan información valiosa para identificar áreas de mejora, optimizar flujos de trabajo y tomar decisiones basadas en datos para una gestión de devoluciones más efectiva.

Conclusiones

La gestión de devoluciones es un aspecto crucial en la logística moderna y puede afectar tanto la satisfacción del cliente como la eficiencia de la cadena de suministro. Un Sistema de Gestión de Almacenes (SGA) se presenta como una solución tecnológica valiosa para simplificar y optimizar el proceso de RMA. Desde la agilización del proceso de devoluciones hasta la reducción de errores y una mayor transparencia en las operaciones, un SGA ofrece una serie de beneficios que pueden marcar la diferencia en la satisfacción del cliente y el éxito empresarial. Al integrar sistemas como el SGA y el RMA, y seguir las mejores prácticas para optimizar el proceso de devoluciones, las empresas pueden mejorar su eficiencia logística y ofrecer una experiencia excepcional a sus clientes.

Picking es una palabra inglesa que define un conjunto de operaciones de selección y extracción de productos del almacén, des del momento del pedido del cliente. Debido a la importancia de estas operaciones en la eficiencia del proceso, optimizar el picking en un almacén logístico es un punto clave para su desarrollo.

¿Qué es el picking?

Este proceso se caracteriza por la intensidad en cuanto a la mano de obra y por ser un una parte importante de lo que respecta a los costes de las operaciones logísticas. En la actualidad, el excesivo número de referencias a gestionar y la amplia frecuencia de pedidos ha derivado en un aumento del picking dentro de un almacén.

El picking es un paso en el proceso de preparación de pedidos cuya importancia reside en la satisfacción de los clientes (el minorista) y la reducción de costes en la cadena de suministro.

Es necesario distinguir los dos tipos de picking más importantes:

Batch picking: consiste en la extracción conjunta del material de todos los pedidos agrupados. La principal ventaja de este sistema es que ahorra tiempo en desplazamientos, ya que se suele basar en el principio de la “ruta óptima”.
Pick to box: se basa en la introducción directa de los materiales en la caja o paquete de envío. Dado que el trabajador introduce de forma directa los productos en el pedido, la fase de separación que tiene el batch picking se elimina. De esta forma, se optimiza el picking en u almacén logístico.

¿Cómo funciona este sistema en un almacén?

La rapidez y eficiencia en el conjunto de procesos repercute de forma directa y significativa en la competitividad de una empresa. Para aumentar la rapidez del servicio se trabaja en la optimización de los tiempos de preparación del pedido.

En cuanto al funcionamiento del proceso de picking en un almacén, un operario debe realizar los siguientes pasos:

Traslado a la estantería correspondiente para localizar físicamente el producto.
Reconocimiento del artículo, bien sea físicamente o vía un código identificativo o nomenclatura.
En caso de que no haya suficientes existencias, tendrá que proceder a una anotación en el documento de picking.
Extracción y punteo de la cantidad retirada.
Traslado al próximo punto de recogida para repetir la operación.
Trasporte de los artículos a la zona de “preparación de pedidos”.
Descarga de la mercancía.
Regreso con el equipo al lugar de origen.

A través de este procedimiento convencional, que se basa en el principio de que “el hombre va hacia la mercancía”, el tiempo empleado en movimientos internos fácilmente representa entre un 70% y un 90% del tiempo total, lo que requiere un consumo elevado de mano de obra.

¿Cómo hacer picking con radiofrecuencia?

El software de picking por radiofrecuencia sirve para gestionar y automatizar la preparación de pedidos y controlar a los operarios del almacén de manera más eficiente utilizando la tecnología RFID. El uso de la radiofrecuencia permite, a través de dispositivos móviles, que las órdenes lleguen por radio a los terminales que lleva cada operario.

Este software de picking por radiofrecuencia mejora el rendimiento y minimiza los errores humanos, además de permitir la comunicación entre el sistema de gestión del almacén con los operarios del mismo. Sin embargo, para optimizar el picking en un almacén logístico, estos operarios deben seguir unas órdenes y rutinas de control de la mercancía.

Los principales beneficios de la optimización de este sistema son los siguientes:

Ahorro de costes: La gestión correcta de los recursos y la disminución del tiempo de gestión de los procesos deriva en una reducción notable de los costes. Una solución de radiofrecuencia incrementa la productividad y eficacia de las operaciones del almacén.
Mayor productividad: el uso de terminales de radiofrecuencia mejora la productividad del negocio y brinda una mayor seguridad. Permite llevar un registro de todos los movimientos para evitar imprevistos y adelantarse a problemas.
Reducción de errores: esta aplicación logística minimiza al máximo la aparición de errores en las transacciones, al disminuir la introducción de datos de forma manual.
Información actualizada en tiempo real: este sistema permite que la información fluya en tiempo real a través de los distintos terminales móviles de la empresa. Los operarios contarán con datos como el etiquetado de los productos y su ubicación para agilizar los procesos y reducir los tiempos de espera.
Incremento de la satisfacción de los clientes: una visión completa del inventario y un mayor control de los pedidos son esenciales para agilizar la gestión y satisfacer al cliente con calidad y rapidez.

¿Cómo mejorar el picking?

Para optimizar el proceso de picking en un almacén logístico es necesario basar su diagnóstico en cuatro áreas que surgen de segmentar en función de la importancia de cada una para realizar un picking básico:

Ubicación: es necesario mantener el orden, ubicación accesibilidad y control de las mercancías en un almacén, ya que llevar a cabo el picking en un almacén caótico puede derivar en un gran fracaso.
Búsqueda: cuando el operario recibe la orden del picking se dispone a iniciar el proceso, no existe una manera concreta y estructurada de proceder. Sin embargo, usamos el ERP con código de barras para entradas y listas de pedidos.
Expedición: una vez el operario ha preparado toda la mercancía, debemos ser cuidadosos en comprobar las características del producto. Más allá de la rapidez en el proceso, es necesario tener en cuenta el buen estado del producto.
Calidad: el seguimiento de los productos e, incluso, de las incidencias, es esencial para mantener una garantía de calidad en la cadena de suministro.

Pasos para llevar a cabo un buen picking

Evalúa el proceso: antes de implantar nuevas medidas, es necesario observar el desarrollo del picking en la empresa: recorridos, decisiones y actitud de tus trabajadores.
Almacena la mercancía siguiendo un criterio coherente y simple: a través de un almacenamiento lógico, aumenta la eficacia de los trabajadores.
Optimiza cada recorrido: un patrón de funcionamiento que permita reducir el tiempo necesario en el proceso. De esta manera, aumenta la eficiencia de las operaciones de administración de la cadena de suministro.
Coloca la mercancía de forma adecuada: coloca los productos más fáciles de mover en los espacios más accesibles y, en aquellos lugares menos accesibles, los bienes más difíciles de transportar.
Forma a tus empleados: invierteen tus trabajadores y procura que reciban formación sobre técnicas de picking eficientes, para obtener un personal cualificado y productivo.
Incentiva a los trabajadores más eficaces: elfactor anímico y la motivación son decisivas en el desempeño de cualquier tarea. Incentiva a aquellos empleados que trabajen de manera más eficiente y reconoce su productividad.
Mantén un mínimo nivel de stock: en cada espacio es necesario mantener la cantidad de los inventarios para que los trabajadores no se encuentren en una situación incómoda cuando vayan a buscar un pedido.
Promueve la venta de palets o cajas enteras: el movimiento y transporte depalets o cajas resulta más cómodo y eficiente que en unidades sueltas. Durante las negociaciones intenta dentro de lo posible hablar de cajas para picking o de palets, no de unidades.
Revisa tus utensilios y maquinaria: comprueba el estado de las máquinas para mejorar la eficiencia de tu sistema de picking y evitar accidentes laborales.
Apuesta por la tecnología: la adaptación a las nuevas tecnologías es necesaria para el desarrollo y supervivencia de las empresas. Todos estos cambios incrementan la eficiencia y productividad de las operaciones.

Picking con realidad aumentada

El concepto de R.A. (Realidad Aumentada) se utiliza para definir la visión de una realidad mixta en tiempo real a través de un dispositivo tecnológico. A diferencia de la realidad virtual, ésta no sustituye la realidad física, sino que sobreimprime datos virtuales al mundo real.

La preparación de pedidos es uno de los procesos operativos más importantes de almacenes o centros logísticos, ya que de su eficacia y falta de errores dependerá la productividad de la empresa. Por este motivo, la automatización de este proceso es esencial para contribuir a la evolución logística de almacenes.

Un picking mal gestionado puede generar errores en los pedidos de clientes y aumentar los costes de producción de los bienes. Además, puede no ofrecer una experiencia satisfactoria al clientes con su compra, perdiendo así competitividad en el mercado.

En este sistema de gestión de pedidos, el empleado utiliza unas gafas inteligentes de realidad aumentada (AR) para la preparación, y confirma sus acciones a través de la voz. Y todo ello gracias al software de picking con realidad aumentada.

Mediante estas gafas conectadas al software, se van viendo las órdenes a través de un display virtual que se superpone a los artículos o estanterías que estemos mirando: el número de artículos a recoger y dónde deben colocarse. La cámara que tiene integrada estas gafas es la responsable de ir identificando los productos mediante escaneo de artículos, pallets, etc.

Picking con MWS

Un WMS es un software capaz de gestionar con la misma eficiencia un almacén operado de forma manual mediante papel o radiofrecuencia que un almacén mixto o una gran instalación automática. Este sistema está conectado de forma directa al almacén para optimizar el proceso y aporta los siguientes beneficios:

Reduce los erroresde retirada hasta un 99 %
Prepara más pedidos: el hecho de disponer del número exacto de retiradas que deben realizarse y de las rutas que deben seguirse da la posibilidad a tus operadores de producir más y, al mismo tiempo, mantener su eficacia.
Pierde menos tiempoformando a nuevos empleados y ayudándoles a adaptarse más rápidamente a su nuevo entorno de trabajo.
Envía mercancías durante la jornada: al optimizar las retiradas con un WMS, podrás hacer lo mismo y tener todas las oportunidades al abasto a fin de responder a las exigencias de tus clientes.
Respeta las normasy reglamentos en materia de seguimiento de mercancías.
Gestiona elstock en tiempo real.

¿En qué fases se distribuye el proceso?

Con tal de poder optimizar el picking en un almacén logístico, el proceso de selección y extracción de productos se divide en un conjunto de subprocesos:

Planificación: para mejorar todas las operaciones, es indispensable detectar las necesidades y asignar los recursos adecuados. El objetivo de la planificación es estructurar las preparaciones de pedido similares a la hora de contabilizar tiempos.
Recorridos y desplazamientos: en esta fase los operarios comienzan los recorridos de búsqueda de stock por los pasillos.
Recogida de mercancía / producto: En esta fase es posible optimizar el tiempo a través de la inversión en el picking. La ubicación de los productos en zonas de fácil acceso y la eficiencia del etiquetado facilitan la operación y disminuyen el tiempo.
Verificación y preparación de pedido: Es la fase final. Los operarios inician la verificación del producto para validar que es el correcto. Después, lo llevan a la zona de expedición, donde se lleva a cabo el embalaje, el etiquetado y el envío.

¿Qué zonas del almacén están destinadas a operaciones de picking a alto nivel?

En cuanto a la preparación de pedidos en niveles altos, es necesario tener en cuenta que hay cuatro métodos mediante los cuales podemos organizar los pedidos en el almacén:

En el primer método, cada referencia tiene un espacio en particular. Esta logística de localización facilita la configuración de una rutina de preparación y favorece la disminución de los tiempos.

El segundo sistema consiste en usar varios espacios (huecos) en el mismo pasillo para la misma referencia. Este método, en base a una comunicación en tiempo real, también ayuda a la reducción del tiempo.

El tercero, consiste en emplear varios huecos en distintos pasillos para la misma referencia. Éste hace más sencilla la mecanización y ejecución de las operaciones.

En cuanto al cuarto sistema de trabajo, se utiliza un único pasillo para conformar toda la línea. Este método de distribución es esencial par optimizar el picking en un almacén logístico. Además, es útil cuando hay una elevada relación entre el número de pedidos y el de referencias y requiere una agilidad operativa de tiempo.

El quinto sistema de operación es una variante del método anterior y consiste en agrupar las referencias en diferentes zonas, de forma que en cada una se pueda consolidar un pedido, independientemente de las otras.

Conclusiones

Para lograr una logística de almacén eficiente y optimizar la planificación de los pedidos por parte del cliente, es necesario tener en cuenta una metodología o estructura que permita la correcta distribución de mercancías.

Para ello, es necesario aplicar las nuevas tecnologías de manera que la gestión de las operaciones del almacén resulte más sencilla e implique una reducción del coste financiero y temporal. Por esta razón, optimizar el picking en un almacén logístico es la clave para lograr un buen resultado.

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El warehouse management system o sistema WMS es un sistema de gestión de almacenes que ayuda a controlar mejor todos los aspectos de las empresas. Ofrece funcionalidades útiles y muy fáciles de usar que ayudan a crear un plan correcto de recursos empresariales. También conocido como sistema ERP: Planificación de Recursos Empresariales. Un software con sistemas WMS puede contribuir al buen funcionamiento de tu empresa.

¿Qué es un sistema WMS?

Un sistema de gestión de almacenes  es, por lo tanto, una aplicación que se instala como parte del software de la empresa y que ayuda a realizar las tareas diarias de la misma de manera sencilla, ágil y controlada.

Deben ser utilizadas por un personal formado en este tipo de herramientas informáticas, que además sea responsable del tipo de aspectos que quiere controlar en la empresa.

Esto se debe a que las aplicaciones de WMS permiten usar muchas funciones diferentes. Depende de las necesidades que experimente tu empresa, podrás utilizar unas u otras. Adecuando la aplicación a las necesidades de tu negocio, podrás controlar de manera eficiente todos los movimientos del almacén. Incluyendo la recepción, almacenamiento, recogida, embalaje o envío de productos, además de agilizar los procesos con otras funciones.

Los sistemas más ágiles ofrecen funcionalidades que se integran con el software, incluidos sistemas de escaneo de códigos de barras, plataformas de e-commerce, gestión de transporte, administración de inventario o sistemas de planificación de recursos empresariales.

Sistema WMS: beneficios y características

Este software especializado en la organización de los almacenes ayuda a mejorar los niveles del servicio, dado que ofrece unos resultados eficientes en mucho menos tiempo. Además, precisa mucho menos personal que si este proceso se hiciese de manera manual.

Por otra parte, también vuelca unos resultados exactos que ayudan a controlar los inventarios o los movimientos dentro de la empresa.

Gracias a que el proceso se hace de manera informática, se impide la posibilidad del error. Estos resultados pueden estar sincronizados a tiempo real con todos los procesos de la cadena del almacén, de forma y de manera que se renueven cada vez que se introduce una modificación.

Por otra parte, este sistema informático permite ahorrar espacio físico e incrementar las funciones que puede realizar cada trabajador, dado que el control del WMS reduce significativamente el tiempo dedicado a la gestión de los procesos.

Debido al ahorro de tiempo y de personal, el coste de los procesos de organización se reduce y, consecuentemente, se incrementa la productividad general de la empresa.

Además, existen ayudas del gobierno que sirven para realizar mejoras o modificaciones en las líneas de producción de las empresas. Este fortalecimiento de la competitividad industrial ayuda a mejorar la producción que ya existe o a invertir en nuevos equipos y sistemas que permitan mejorar y modernizar los procesos industriales.

En definitiva, este software genera valores positivos agregados que ayudan a aumentar el flujo de la empresa.

Sistema WMS: cómo funciona

El funcionamiento de este sistema es básico y muy sencillo, pero permite agilizar considerablemente todos los procesos de control de almacén.

Para comenzar, todos los productos que entran en el depósito del almacén tienen que estar identificados mediante un código. Cada producto debe contar con un código único que lo identifique, para poder ser diferenciado del resto.

A la vez, los espacios habilitados para el almacenamiento también deben contar con un código de lectura automática que permite identificarlo digitalmente al instante. Mediante la lectura de código de barras con dispositivos móviles se garantiza la actualización automática de la posición del artículo y se agiliza su ubicación en el almacén.

Empresas que utilizan sistemas WMS

Debido a todas las características y beneficios que presenta el Warehouse Management System, no es de extrañar que muchas empresas de éxito y grandes multinacionales utilicen este sistema para trabajar dentro de sus almacenes.

Los sistemas WMS son utilizadas por empresas que buscan desarrollar su estrategia mediante la administración, monitorización y envío del inventario físico, en almacenes que pueden ser tanto públicos (3PL) como privados.

Ejemplos de empresas con Sistemas WMS

Los Software SGA son utilizados cada vez por un mayor número de empresas de todos los sectores de actividad. Entre estas, se encuentran los resultados exitosos de:

Privalia: El mayor distribuidor de moda outlet para primeras marcas utiliza un Software SGA para automatizar sus procesos prescindiendo del almacenaje.
Volkswagen: Pro Service es la red de distribución de recambios originales de Volkswagen, que mediante sistemas WMS están cumpliendo el objetivo de agilizar los envíos sin cometer errores en la logística.
Procter & Gamble: Cuenta con una de las cadenas de suministro más eficientes del mundo y están inmersos en la consecución de una tecnología llamada Torre de Control que integre información actualizada que haga mejorar su cadena de suministro mientras ofrece nuevas oportunidades de negocio. Suponiendo un ahorro de decenas de millones de dólares.
Nestlé: El Grupo Nestlé, líder en el sector alimentario a nivel mundial, se nutre de los sistemas de gestión para mejorar su logística y conseguir manteniendo su posición basándose en el control de sus procesos.
Unilever: Uno de los mayores productores de bienes de consumo del mundo, aplica software de gestión en sus procesos de negocio. De esta manera gestiona de forma más eficiente las ventas, los pedidos y el lanzamiento de nuevos productos  en tiempo real.

Tecnologías de la información utilizadas por las empresas

Es importante tener en cuenta que muchas de estas empresas han decidido instalar otras tecnologías de la información y de la comunicación junto a su sistema WMS.

Si bien es cierto que el warehouse management system contribuye a simplificar los procesos de ordenación del almacén y a minimizar las operaciones. Logrando reducir el coste de inversión, de personal y de la economía invertida. También se pueden complementar sus beneficios a otros tipos de implementaciones para la mejora del sistema tecnológico de la empresa.

Por ejemplo, la gestión de la cadena de suministro (SCM o Supply Chain Management) o la integración de YMS (Yard Management System) para gestionar el patio de camiones en empresas de transporte por carretera. Estos otros sistemas permiten gestionar equipos y personal optimizando todas las actividades de la empresa a tiempo real.

Muchos de estos avances tecnológicos ya no solo cuentan con funcionamiento mediante código de barras, sino mediante tecnología por voz  que vuelve todavía mucho más rápido el proceso de trabajo.

¿Cómo implementar un sistema WMS?

El gobierno de España ofrece ayudas para la mejora de los procesos de trabajo dentro de las empresas. Se trata de bonificaciones o incentivos fiscales que favorecen la innovación para mejorar la calidad del trabajo y la realización de mejores proyectos.

Por supuesto, unido a la tecnología, esto se ve favorecido por el aumento de la producción de la empresa y el desarrollo tecnológico que se experimenta dentro de ella.

Gracias a esto, se podrá poner en funcionamiento de forma mucho más efectiva un sistema como el warehouse management system, contribuyendo a una mejora continua  y al crecimiento de la empresa.

Una empresa con años de experiencia en procesos logísticos puede ayudarte a implementar todavía más y mejor tus sistemas de organización de almacén. Ten en cuenta que la calidad de estos servicios es comparable a la adaptación que se realice de las necesidades de tu negocio al software instalado y a las funcionalidades adquiridas para él.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que un sistema integral logrará mejoras a nivel de flujo, de componentes tecnológicos, de productividad y del propio software. Con un sistema WMS, las mejoras en tu sistema de gestión de almacenes serán automáticamente comprobables.

De todas formas, siempre puedes interesarte en conocer más información para optimizar tus procesos productivos y de organización empresarial con empresas especialistas.

Conclusión

Implementar un sistema WMS mejora la producción, la eficiencia en las actividades realizadas dentro del centro de trabajo y la organización de la logística.

Acacia Technologies ofrece soluciones en proyectos logísticos de distinto rango, con más de 20 años de experiencia. El equipo de profesionales en Sistemas de Gestión de Almacenes ayudarán a tu empresa a cumplir los objetivos, ganar eficiencia y, mediante un software, aplicar medidas automáticas que van a acercar la consecución de los objetivos marcados.

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El Warehouse Management System es un programa informático enfocado al sector logístico con la finalidad de facilitar las gestiones propias del almacén. En la última década el concepto de almacén va más allá de un simple lugar físico de almacenaje, control y abastecimiento de materiales. Los volúmenes de materiales en movimiento son cada vez mayores y requieren de un control exhaustivo de gestión.

En este contexto, los WMS   cumplen tres funciones principales: controlar el stock, registrar productos de entrada y salida y gestionar la ubicación de los productos almacenados.

¿Qué es el Warehouse Management System?

El Warehouse Management System (WMS) es un software de sistema de gestión de almacenes también conocido como Software SGA por sus siglas en español. A través de su programa el WMS permite controlar la organización y las distintas operaciones propias del almacén. El software controla en todo momento los materiales del almacén, desde el mismo instante que ingresa la materia prima hasta su salida de las instalaciones.

Además, los sistemas de gestión de almacenes cumplen la función de mantener el nivel de stock y las necesidades de reponer los productos almacenados. Esta información es muy valiosa para evitar posibles roturas en el stock, conocer la situación real in situ de los materiales en tránsito y su fecha de ingreso a las instalaciones.

Pero el WMS realmente va más allá de lo que podamos imaginar. El software no solo proporciona transparencia y ubicación en el inventario de la empresa a tiempo real. También permite conocer y gestionar unidades que se encuentran en tránsito; gestionar operaciones desde el mismo fabricante al almacén y posteriormente a un minorista. Para fortalecer aún más el ciclo logístico se usa combinado a un TMS, Transportation Management System, o sistema de gestión de transporte.

¿Cómo funciona un Warehouse Management System?

Los sistemas de gestión de almacenes cumplen con los objetivos de mantener las existencias de las mercancías, ubicarlas en el almacén e informar de todos los movimientos propios del ciclo logístico. Estas capacidades se consiguen registrando todos los movimientos presentes dentro y fuera del almacén, para incorporarlos a una firme base de datos.

Un SGA almacén cumple a nivel general con las siguientes funciones:

Gestiona los movimientos de los materiales y su ubicación. Controlando su localización en todo momento para facilitar el proceso de recogida.
El software identifica y controla la mercancía mediante códigos de barras o identificación por radiofrecuencia (RFID). La captura de datos logísticos ofrece información detallada sobre el producto, como: peso, origen, lote de carga, números de serie o, en caso de ser productos perecederos, fecha de caducidad.
El espacio usado para almacenar productos se optimiza de manera eficiente. Esto puede llevarse a cabo con mecanismos tan sorprendentes como la gestión de ubicaciones caóticas con dimensión variable.
El WMS trabaja a partir de un módulo para el control de lotes, números de serie y caducidad de los productos.
La trazabilidad queda controlada desde el proceso productivo hasta su distribución.
Al WMS se le integran las tecnologías de radiofrecuencia, pick by voice, pick/put to light y RFID entre otros.
Funcionan para la gestión de multi-almacenes.
Planifican, gestionan y seleccionan las mejores rutas para los distintos flujos de la mercancía.
Control avanzado sobre equipos automatizados y preparación de los pedidos.
Identificación y control de mercancía por múltiples códigos de barras y por medio de radiofrecuencia.

¿Qué tipos de WMS podemos encontrar?

Los sistemas de gestión de almacenes son muy variados. El tipo de WMS, el tamaño y las características, van a venir definidas en función de la naturaleza de la propia empresa. El software puede desarrollarse como módulos independientes dentro del ERP o como parte de ejecución de la cadena de suministro.

Su complejidad es muy variada. Algunas empresas muy pequeñas siguen usando hojas de cálculo, documentos impresos u otros archivos, pero en general las pymes cuentan con programas de gestión complejos y avanzados que facilitan la gestión diaria.

Con respecto a los proveedores de SGA existen versiones que pueden adaptarse a los diferentes tamaños de las empresas y organizaciones. Algunas desarrollan y crean su programa a medida, pero suele ser más sencillo implementar los software a través de un proveedor conocido.

Operaciones en Almacenes del software SGA

Los software SGA o WMS desarrollan importantes funciones en las gestión de los almacenes y centros de distribución de las pymes y grandes empresas; planificación, control de stock, almacenamiento o embalaje, entre otras áreas de administración.

Las operaciones principales que desarrolla un WMS son las siguientes:

Planificación de almacén

Mediante operaciones de organización de flujos de trabajo personalizados por la empresa. Se obtienen inventarios optimizados a través de una selección y diseño de almacén de respuesta lógica. El software aprovecha el espacio de almacenamiento al máximo estableciendo ubicaciones de intervalos y considerando las variaciones en el inventario, logrando que el centro logístico sea funcional.

Otros factores a tener en cuenta al planificar el almacén son las previsiones de crecimiento a medio y largo plazo y los métodos de almacenamiento utilizados dependiendo de la estacionalidad o el nivel de demanda de productos.

Inventario monitorizado

La monitorización de inventario facilita una toma de decisiones transparente. El uso de sistemas modernos y avanzados son una pieza clave para un seguimiento estricto del inventario. El seguimiento por identificación automática, la radiofrecuencia (RFID), los códigos de barras, la captura de datos (AIDC) garantizan la localización rápida de los productos.

Recibir y almacenar

Se usa tecnología pick-to-voice, put-to-light o pick-to-light para guiar a los trabajadores a los procesos de preparación de los productos. Los sistemas por voz o mediante luces son los preferidos para las labores de almacenamiento y rescate de inventario, pues conducen a los trabajadores de forma rápida hasta los productos que deben almacenar o recoger.

El software de gestión de almacén se encarga de emitir las órdenes y controlar que las operaciones se realicen de forma correcta.

Recoger y embalar

El proceso de picking es una de las actividades más importantes de la cadena de suministro, y su correcto desempeño va a permitir mejorar la eficiencia de nuestro almacén. Los trabajadores de almacén pueden usar la selección por zonas, recogida en lote, recogida de pedido único o la recogida por oleadas. Las tareas de pick-and-pack se resuelven con facilidad mediante la zonificación de lotes y la intercalación de tareas.

Envíos

Las operaciones mediante WMS  agilizan los envíos ya que permite generar facturas, listas de embalaje y notificaciones a los destinatarios de forma anticipada.

Control laboral

Los gerentes de almacén pueden monitorear las funciones de los operarios, su desempeño y efectividad por medio de indicadores (KPI). Esto permite también considerar y premiar de manera justa al mejor trabajador.

Administración de muelles

Los muelles de carga son el punto de acceso al almacén, un factor a tener en cuenta en la gestión del centro logístico para ofrecer un servicio rápido y eficaz. Los software WMS cumplen, entre otras, las siguientes funciones:

Guía eficazmente a conductores de camiones a través de andenes o astilleros evitando errores y pérdidas de tiempo. También los WMS forman parte en los procesos de cross-docking.
Administración de astilleros y andenes, que ayuda a los conductores de camiones a ingresar a un almacén para encontrar los muelles de carga adecuados. Un uso más complejo del patio y la gestión de muelles permite el cross-docking sin colocación de producto en stock, ni operaciones de picking.

Elaboración de informes

Básicos para comprobar el rendimiento de la empresa. Los gerentes pueden comprobar y analizar  las diferentes operaciones dentro del depósito.

Conclusión

En conclusión, los sistemas de gestión de almacenes o WMS facilitan la etapa de almacenaje de productos, reducen las tareas administrativas, agilizan los procesos de logística, optimizan los costes y reducen los tiempos de acción. Esto se traduce en clientes satisfechos con los servicios que ofrece la empresa, y satisfacción de pymes y grandes empresas con el software de gestión porque aumenta la precisión en el trabajo y la productividad.

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En palabras de Henry Ford

“Antes que cualquier otra cosa, estar preparado es el secreto del éxito".

Y una buena forma de optimizar la gestión de cualquier compañía es implementando un sistema de gestion de almacenes o wms.

En la actualidad, estos sistemas pueden ser independientes o formar parte de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Además, pueden incluir tecnología compleja, como la identificación por radiofrecuencia (RFID) o el reconocimiento del habla.

Sin embargo, el principio básico del sistema de almacén sigue siendo proporcionar información para permitir un control eficiente del movimiento de materiales dentro del almacén.

Por lo tanto, cualquier negocio relacionado con la producción o logística, necesita una máquina confiable para la gestión de su inventario.

Sistema de gestión de almacenes: ventajas

Los beneficios de WMS pueden diferir ligeramente entre compañías, dependiendo de sus requisitos individuales, industria, tamaño, conexión Wi-Fi, etc.

No obstante, estas son las diez principales ventajas .

1. El coste operativo

Este tipo de bienes empresariales facilitan un uso más efectivo, tanto de la mano de obra como del espacio; lo que reduce gastos, mejora los trabajos de estiba y desestiba y asiste a la producción en cadena.

El software WMS puede ayudar a determinar dónde guardar la mercancía para optimizar el flujo del almacén.

Asimismo, los simuladores de almacén ayudan a identificar problemas potenciales y crean flujos de trabajo efectivos.

2. Visibilidad de inventario mejorada

Es uno de los componentes esenciales de los sistemas de gestión de almacenes.

Este tipo de software de sistema proporciona datos en tiempo real sobre el inventario a través de códigos de barras, números de serie, una base de datos optimizada y etiquetado RFID.

Estos métodos permiten a los usuarios documentar cada artículo a medida que ingresa al almacén, sus movimientos y el recorrido de una ubicación a otra.

Igualmente, pueden incluir otra funcionalidad: Web Map Service, ,producir mapas de datos referenciados en el espacio, a través de algún dato geográfico o de localización.

3. Inventario justo a tiempo

Otro beneficio de un sistema de gestión de almacén es el Just-in-time (JIT), que se refiere a una práctica de gestión de inventario en la que los niveles de stock se mantienen bajos y el producto se mueve rápidamente a través del almacén.

Es decir, en lugar de mantener el inventario durante largos períodos de tiempo, el almacén lo recibe "justo a tiempo" para completar un pedido. Si bien este proceso puede ser bastante complejo, lograr un inventario equilibrado es sencillo con el programa de administración de almacenes adecuado.

Por otro lado, cuenta con la función de encaminamiento, también denominada enrutamiento. Para ayudar a encontrar la mejor ruta de recepción y entrega para reducir costes y plazos.

4. Mejora continua

Uno de los beneficios más evidentes son las actualizaciones consistentes.

Los proveedores de software de administración de almacenes generalmente introducen nuevas características con cierta regularidad para reflejar las mejores prácticas actuales de la industria.

Esto facilita a las organizaciones mantenerse al tanto de los últimos desarrollos y mejorar sus procesos basados en estas innovaciones.

5. Cross docking

Puede incluir esta funcionalidad que se traduce en ahorro de dinero, en una mejora en la calidad del producto y en un ahorro en los tiempos de entrega.

Se fundamenta en transportar en un tiempo mínimo los productos descargados del vehículo de llegada al de salida.

En definitiva, optimiza los procesos de logística y almacenaje y transporte, e incrementa la satisfacción del cliente.

6. Optimización de entrada y salida

Al igual que los usuarios pueden optimizar la ubicación del inventario y el equipo, también pueden optimizar la forma en que se mueve alrededor del almacén.

Tan pronto se planifica recibir un inventario, el sistema de gestión de almacén proporcionan herramientas de planificación de entrada, como la programación y la gestión de almacenamiento.

Estas herramientas determinan la fecha y hora más adecuada para recibir un envío, en función de la mano de obra y el equipo disponible.

7. Gestión laboral más eficiente

Esta tecnología puede determinar libremente qué métodos de recolección, empaque y almacenamiento funcionan mejor para el negocio.

Además de ayudar a optimizar la colocación del inventario y la creación de rutas, las soluciones WMS pueden determinar el mejor empleado para el trabajo.

Teniendo en cuenta factores como el nivel de habilidad, la proximidad y otras tareas, WMS ayuda a los usuarios a asignar trabajos a cada miembro del equipo.

8. Mejora de la moral de los empleados

Sese optimiza el tiempo, se reduce el esfuerzo y aumenta la rentabilidad.

Todo esto se suma a una fuerza laboral más segura, más entusiasta y satisfecha, que mejora aún más el éxito general del modelo de negocio.

9. Gestión de facturación mejorada

La mayoría de las soluciones WMS principales tienen herramientas de administración de facturación integradas en el sistema o se integran estrechamente con una aplicación de terceros para proporcionar esta capacidad.

Esta funcionalidad supone una facturación basada en actividades, que realiza un seguimiento de todas las actividades dentro de un almacén relacionado con un determinado proveedor y genera las tarifas adecuadas.

El software WMS también puede procesar pagos con tarjeta de crédito y conectarse a alguna multiplataforma de comercio electrónico.

10. Mejora de las relaciones con los clientes y proveedores

Los beneficios de los sistemas de gestión de almacenes se extienden más allá de la organización misma.

Con una alta visibilidad del inventario y la capacidad de programar la recepción de envíos, tanto las cadenas de suministro como las de demanda se optimizan con su uso.

Uno de los beneficios más obvios para los proveedores es la reducción de la espera en el muelle o en la zona de carga y descarga.

Así, el consumidor final goza de una mayor eficiencia en el cumplimiento de pedidos, menores plazos de entrega y menos imprecisiones en los pedidos.

De acuerdo con esto, la reputación de su empresa entre clientes y proveedores mejorará bajo dicho sistema.

Sistema de gestión de almacenes: desventajas

En cuanto a los contras hay que tener en cuenta:

1. Fallos de sistema

Uno de los problemas más grandes con cualquier sistema computarizado es que se produzcan fallos de sistema.

Un disco duro dañado, cortes de energía y otros problemas técnicos pueden suponer la pérdida de información. Lo que puede suponer atrasos, interrupciones y pérdidas.

En este sentido, es vital realizar copias de seguridad con regularidad.

2. Fallos de seguridad

Los hackers buscan cualquier forma de obtener información de la compañía o del consumidor.

Un sistema de inventario conectado a dispositivos de punto de venta y contabilidad es un recurso valioso para piratear en busca de información financiera potencial o detalles personales de propietarios, proveedores o clientes.

La actualización de firewalls y software antivirus puede mitigar este problema potencial.

3. Reducción de auditorías físicas

Cuando todo está automatizado, es fácil evitar las auditorías de inventario físico que consumen mucho tiempo. Puede que ya no parezcan necesarias cuando todo está informatizado y automatizado.

Sin embargo, hay que continuar realizando auditorías periódicas para identificar pérdidas, como deterioro o roturas.

Sistema de gestión de almacenes: ejemplos

Desafortunadamente, no siempre es fácil elegir el correcto. Partimos de la idea que hay diferentes tipos. Para tomar una decisión acertada, es preciso comprender cuáles son las opciones, por qué difieren y cuál es la más adecuada en función del modelo de negocio.

Diferenciamos tres tipos de sistemas WMS: independientes, módulos de ejecución de la cadena de suministro y ERP. Cabe señalar que las funciones y características de cada uno son en gran medida las mismas. Es el paquete y el estilo de entrega lo que difiere.

1. WMS independiente

Idóneos para la PYME Estos tipos de sistemas de almacenamiento se pueden combinar con soluciones existentes o futuras. Se caracterizan por su escalabilidad y posibilidades de personalización.

2. Módulos de la cadena de suministro

El software de gestión de la cadena de suministro (SCM) tiene un amplio alcance: ayuda a los usuarios a gestionar todo, desde las relaciones con los proveedores hasta los procesos de negocios y la evaluación de riesgos.

Se centra en la automatización de tareas como la gestión de inventarios, el suministro de materiales y los ciclos de productos.

3. Integrado con ERP

El ERP es una solución de software potente que combina las capacidades de muchos otros sistemas.

Es una buena opción para aquellas empresas que quieran actualizar sus soluciones de software a mayor escala. Es excelente si se pretende obtener una ventaja competitiva y mejorar el ROI.

Es el momento de apostar por soluciones que ayuden a las empresas a crecer en un entorno cada vez más competitivo y exigente. Y como dice el actor Milton Berle Milton Berle,

“si la oportunidad no llama, construye una puerta”.

Y esa puerta puede ser un sistema de gestión de almacenes (WMS). Una forma de empezar es siguiendo estos sencillos pasos o rellenar este formulario :

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