Cómo elegir un software SGA y cuánto cuesta

Elegir un software SGA es una de las decisiones más importantes a las que se enfrentan los directores de operaciones de las Pymes y de los grandes centros de distribución. Estas herramientas de gestión de almacenes son imprescindibles para optimizar y simplificar todos lo procesos que se desarrollan en el centro logístico con el fin de ajustar las demandas presentes y futuras del mercado.

En este artículo analizamos en qué criterios comerciales has de basarte a la hora de elegir un Software SGA que mejore la eficiencia del almacén.

¿Por qué es indispensable un sistema de gestión de almacenes?

Hoy en día, el imparable auge del e-commerce y la emersión de la Industria 4.0, obliga a las grandes empresas a utilizar el recurso del almacenaje para tener sus productos siempre disponibles para su envío. Aunque algunas empresas lo externalizan, no todas pueden eludirlo y necesitan gestionar su propio almacén.

Si a esto le sumamos que los bienes producidos no pueden ser vendidos inmediatamente, es necesario reservar un espacio físico para el almacén en el momento de ejecutar la planificación empresarial. Un almacén que debe ser organizado según criterios de capacidad y agilidad. En este sentido, se entiende la automatización que aporta un SGA.

A grandes rasgos, contar con un software de gestión garantiza un ahorro de tiempo y dinero. No en vano, también contribuye a un aprovechamiento óptimo del espacio físico. Te permite tener disponible toda la información relativa al almacenaje de productos a golpe de clic.

Sin duda, la mecanización que te proporciona esta herramienta digital posibilita un ahorro de plantilla. No necesitarás tanto trabajadores y, además, los que operen a diario cometerán menos fallos. Este sistema facilita tanto anticiparse como subsanarlos a tiempo.

Ten en cuenta que la digitalización del servicio de almacén aporta precisión. Una precisión que nunca puede llegar a aportar el cálculo manual personal. Apostar por un SGA implica tener en todo momento un registro de las operaciones del almacén. Un registro que resulta determinante para actualizar el inventario.

De esta manera, estarán claras las necesidades de espacio, provisión y disponibilidad de unidades. Unas necesidades que quedarán plasmadas en los informes a los que podrás acceder. Informes que incluso podrán ser presentados con atractivos gráficos y tablas, lo que te facilitará su entendimiento.

El ciclo global de un programa de inventario de almacén

Anteriormente señalamos que el programa de inventario de almacén te daba en todo momento información en tiempo real. Las nuevas tecnologías de conexión de datos están incorporadas a estos equipamientos.

Favorecen un control permanente de las existencias, se puede comprobar el número de entradas y salidas, lo que facilita el proceso de organización del picking, mejorar los tiempos de preparación de pedidos y disminuir los errores.

En función de los informes preparados por el sistema, podremos planificar las campañas que requieren más producción. Asimismo, llevaremos a cabo una gestión eficaz del stock, que los productos no caduquen ni que se acumulen demasiado tiempo.

Por su parte, al elegir un software SGA se posibilita la visión global del proceso que lleva un producto a un almacén. Ten presente que el almacenaje se inserta como una fase más dentro de la cadena de suministro. Se trata de un estadio intermedio entre la entrada a la postproducción y la salida a venta.

Un software de almacenaje de calidad comprende un análisis, por separado y general, de todas estas fases. Incluye, entre otras, las intermedias del picking y del etiquetado. Incluso, puede sugerir dónde ubicar físicamente los productos en función de cuándo deben ir saliendo a la venta.

Una de las ventajas de este sistema es que asegura la trazabilidad
del producto. La trazabilidad, además de ser una obligación legal, es una garantía significativa. Relevante para el cliente, ya que podrá monitorizar la localización del producto. E igualmente, para su proveedor, ya que podrá controlar que el producto cumple con todos los requisitos.

El programa de almacén: una decisión a medio plazo

Cuando una empresa busca un programa de almacén, en primer lugar, no debe escatimar en recursos, no elegir el software adecuado por ahorrar una pequeña cantidad de dinero supone un doble coste, el coste de instalar el nuevo programa de gestión y el coste de tiempo y recursos que supone su implementación.

En segundo lugar, debe pensar en los resultados a medio plazo. Ha de valorar sus necesidades actuales, pero no puede perder de vista las futuras. Las que pueda tener, por ejemplo, añadir un nuevo centro logístico a cinco años vista. Por eso, ha de adquirir este software en función de sus expectativas de ampliación del negocio.

Y, a su vez, resulta decisivo que se pueda integrar a la perfección con su Enterprise Resource Planning (ERP). Lo primero que has de saber es que lo vas a poder personalizar. Tienes la posibilidad de configurar sus módulos de acuerdo con las particularidades de tu negocio. Por ejemplo, para un almacén agroalimentario o un inventario de juguetería. En todo caso, no olvides que has de prever una posible modificación futura del SGA. Los avanzados permiten la implementación de mejoras a posteriori.

El terminal de radiofrecuencia y otras innovaciones de gran relevancia

Cuando nos referimos a los SGA avanzados, nos remitimos a los que incorporan las tecnologías más sofisticadas. En este sentido, destacamos sobre todo las que tienen que ver con una automatización vinculada a Internet.

Por ejemplo, el terminal de radiofrecuencia permite, por diversos medios, enviar órdenes a los operarios en tiempo real. Son órdenes que estarán siempre asociadas a momentos concretos de la cadena de suministro. Llegarán a los terminales electrónicos de los trabajadores, lo que agiliza sus labores e incrementa su rendimiento.

Asimismo, estos sistemas avanzados facilitan incluso los comandos de voz. Otras de sus ventajas más sobresalientes son los sistemas de localización en tiempo real. Como en el caso del GPS, tanto el proveedor como el cliente podrán localizar el producto en todo momento.

¿Cuánto cuesta un software SGA?

Siguiendo la línea de no escatimar en gastos que puedan repercutir negativamente en el correcto desempeño del almacén, la elección de un SGA estará determinada por una serie de puntos críticos que todo director de operaciones tiene que tener en cuenta a la hora de decidir que proveedor y SGA es el adecuado.

Centrándonos en el coste de un software SGA, el informe anual de Softdoit sobre la gestión de almacenes de 2018, realizado a 36 proveedores, indica que la puesta en funcionamiento de los proyectos SGA tienen un coste de: entre 10.000€ y 30.000€ para el 47,2% de los proyectos; entre 50.000€ y 100.000€ para el 22,2% de las empresas y; superior a 100.000€ para el 13,9%.

Recuerda que en estos precios se hallan incluidas la implantación, la consultoría y la formación de la plantilla. El soporte y las actualizaciones pueden oscilar, según la complejidad, entre 50 y 500 euros.

Poniendo el foco de atención en el retorno de la inversión (ROI), el 16,7% de los proyectos recuperan la inversión entre los 3 y 6 primeros meses, el 38,9% entre 6 meses y un año, el 47,2% entre 1 y 2 años, y, únicamente el 8,3% tardan más de 24 meses en recuperar la inversión realizada. Teniendo en cuenta que los costes de su implantación pueden ser más elevados.

Para finalizar, los encuestados respondieron que el nivel de ventas tras implantar el Software SGA fue mayor en el 75% de los cosas, empeoró para el 5,6% y se mantuvo en los mismos ratios que el periodo anterior para el 19,4%.

Conclusión

Un software de gestión de inventario es una herramienta clave para un negocio que incluya operaciones de almacén.

Elegir un Software SGA aporta rentabilidad y la posibilidad de escalar operaciones en una organización de envergadura. El coste de cada programa de gestión varía según las funcionalidades que incorpora, sin embargo, es fácilmente asumible a medio plazo y mejora la perspectiva futura del centro de distribución.

Tener en cuenta las necesidades que necesita la empresa y qué características tiene cada software es primordial para mejorar los procesos que se ejecutan en el almacén.

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