Cómo mejorar la Gestión de Almacenes

Un Sistema de Gestión de Almacenes o SGA se compone de un software cuya función es administrar las distintas operaciones que se llevan a cabo en el almacén, facilitando la cadena de suministro.

Mejorar la gestión de almacenes es un factor clave para las empresas que supone un considerable ahorro de tiempo y recursos y un aumento de la productividad del centro logístico.

¿Qué importancia tiene el Sistema de Gestión de Almacenes?

El SGA surge como solución al crecimiento de la cadena logística, el aumento de los volúmenes de mercancía y como respuesta a un tránsito más acelerado. Su importancia radica básicamente en controlar las salidas y entradas de productos, la ubicación y el control del stock.

Sus ventajas más representativas podemos resumirlas en:

• Ahorrar tiempo indicando en cada momento la ubicación y acotando el periodo de entrega.
• Situación del inventario a tiempo real.
• Minimizar las posibilidades de hurtos y robos durante las distintas fases del proceso.
• Espacio mejor aprovechado mediante planos digitales.
• Centralización de los datos.
• Facilita la toma de decisiones en el almacén.
• Minimiza los errores y mejora la satisfacción de los clientes.

Sistemas de Gestión de Almacenes a nivel mundial

La globalización
 provocó que las empresas pequeñas y grandes crearan mecanismos para mitigar las acciones de sus competidores. La economía sin fronteras llevo a mantener un nivel competitivo alto y un sistema avanzado de gestión de almacenes.

Un ejemplo de lo anterior lo encontramos en empresas, como DHL, que han incorporado un SGA estandarizado en todas sus operaciones a nivel mundial. Esto constituye un enfoque simplificado a mayor escala que genera una mayor productividad en la cadena de suministro destinada a los clientes.

Los SGA de escala global desarrollan soluciones logísticas específicas para cada industria y son capaces de diseñar grandes redes de suministro totalmente optimizadas.

Sistemas de Gestión de Almacenes para la reducción de costes en las empresas distribuidoras

El mercado actual exige una administración firme y sólida de los inventarios, en especial para la toma de decisiones relacionadas con el stock. La correcta organización de un almacén logístico puede ser el impulso que tu negocio para que tus clientes estén satisfechos.

Podemos encontrar tres importantes sistemas de gestión:

Gestión de almacenes por radiofrecuencia

Un aspecto clave de las tareas administradas por el SGA es la comunicación entre los operarios y el sistema de gestión. En este contexto entra la radiofrecuencia (RFID) o comunicación inalámbrica mediante un canal de radio que utiliza señales electromagnéticas.

La radiofrecuencia unida al SGA comunica eficazmente las ordenes a los diferentes operarios. De esta forma las labores se desarrollan en el instante y a tiempo real. El sistema informa mecánicamente a cada instante donde se encuentra el producto, cuál es el stock, el proceso del pedido, etc.

Las ventajas de la tecnología por radiofrecuencia podemos resumirlas en:

• Se implementa rápida y eficazmente frente al uso de la red de cables.
• Información simultánea, en tiempo real.
• El RFID permite la captura de datos y el control de los productos sin la intervención del operario.
• Garantiza el correcto picking de los pedidos.
• Trazabilidad de la mercancía.

Gestión de almacenes por lotes

Un lote dentro del SGA supone una cantidad parcial de un material que se gestiona de manera independiente de otros productos. Cada lote tiene unas características particulares que lo definen por cómo es. Cada lote presenta una gestión de estados que se puede dividir en disponible y no disponible.

Módulo de determinación de lotes

A continuación indicamos los pasos más importantes a seguir para determinar los lotes:

• Estrategia correcta: 
El sistema elige la mejor estrategia para la determinación de los lotes en función del patrón de búsqueda.
• Selección del lote:
 Dependiendo de los criterios de búsqueda que se hayan definido, el SGA encontrará los lotes a través de un sistema de clasificación. El estatus del lote y los criterios, como la caducidad, son ampliamente usados.
• Catalogar el producto: El sistema cataloga los lotes según ciertos patrones (como fecha de consumo) y los envía al programa que genera las órdenes de transporte.

El SGA organiza los lotes en función de la mejor estrategia de salida.

Gestión de almacenes con códigos de barras

El etiquetado y los códigos de barras forman parte de un sistema ágil que sirve para evitar muchos errores. 

 

¿RFID o códigos de barras?

La elección de un sistema u otro dependerá de las necesidades propias de la empresa. Realmente no son comparables porque cada uno tiene sus ventajas propias.

El código de barras identifica los productos para llevar a cabo un control estricto del inventario. Para implementarlo necesitamos impresoras y lectores de código de barras que se puedan integrar al SGA con facilidad.

El uso de código de barras agiliza el funcionamiento del almacén y ahorra recursos y tiempo. Los operarios provistos de PDA o lectores de pistola no necesitan tomar anotaciones en papel. Todos los productos quedan identificados con sus códigos propios, si un producto no es el apropiado el sistema nos avisa. Los datos quedan almacenados directamente en el software ERP a tiempo real.

Herramientas para la gestión de almacenes

Las herramientas de gestión de inventario son aquellas que llevan al control en la empresa a través de los diferentes departamentos, entre las más importantes se encuentran:

Herramienta de seguimiento de la mercancía

Para llevar un control exhaustivo de la mercancía a través de código de barras o identificación por radiofrecuencia. Antes era un proceso manual y tedioso de toma de ubicación y valor de la mercancía. La verificación constante a través de los software de gestión permite una evaluación de la mercadería de manera segura y fácilmente recuperable con las siguientes ventajas:

• Vigilancia automática del stock.
• Control automático de la mercancía.
• Identificación de los proveedores con mayor rapidez.
• Uso del código de barras para acelerar el registro del stock.
• Identificación por radiofrecuencia.

Herramienta de gestión de inventario

Existen diferentes plantillas que se adaptan a las características especificas de cada empresa. Su uso está extendido en pequeñas y medianas empresas que gestionan el stock manualmente, pero con la ayuda de un software. Las plantillas multifuncionales son muy útiles a la hora de conocer el valor del producto.

El uso de software para mejorar la gestión de almacenes facilita la integración de datos relacionados con el inventario, controlar los lotes y mejorar el tratamiento y registro de los bienes.

Herramientas de gestión RFID

Detallando más el proceso de identificación por radiofrecuencia, cabe mencionar que el mecanismo funciona a través de una etiqueta alojada en los productos. La etiqueta tiene toda la información necesaria que se remite al programa instalado por la empresa. Es un sistema que lee las etiquetas de forma remota.

Como corolario agregar que en un creciente mercado globalizado y competitivo, los Sistemas de Gestión de Almacenes suponen una inversión necesaria para las empresas que anhelen crecer y desarrollarse.

CONCLUSIÓN

Mejorar la gestión de almacenes es un elemento clave para toda empresa, ya sea una PYME o un gran centro de distribución logística. Los resultados de una correcta aplicación son claros, reducir los costes en las empresas distribuidoras.

Para lograr este objetivo es primordial gestionar de manera sólida y constante el stock utilizando SGA por radiofrecuencia, por lotes y por códigos de barras.

El uso de herramientas que permitan gestionar el inventario, la identificación por radiofrecuencia y el seguimiento de los pedidos, es básico para garantizar el correcto funcionamiento del almacén.

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