Cómo organizar un almacén de repuestos

Saber cómo organizar un almacén de repuestos es uno de los principales factores que debes tener en cuenta para conseguir una cadena de suministro exitosa. Un almacén que funciona de forma eficiente origina que la empresa trabaje con eficiencia. Por tanto, la organización del almacén puede hacer que el balance final de la empresa sea positivo o negativo.

Los almacenes de repuestos se caracterizan por tener una gran cantidad de productos, que suponen una parte importante en el capital de la empresa. Esta característica requiere el diseño efectivo del almacén. Incluyendo factores tan importantes como la optimización del espacio, el tratamiento de los productos durante su almacenaje e incluso el propio diseño del centro logístico.

Aquí entra en escena el software SGA que permite gestionar los procedimientos que se desarrollan en el centro logístico con el fin optimizar costes, tener el control total sobre el almacén de repuestos y simplificar los procesos logísticos.

A la hora de organizar un almacén de repuestos de forma eficiente es más fácil planificarlo que llevarlo a cabo. Siempre surgen mil inconvenientes que retrasan la implementación de las mejoras y esta tarea puede eternizarse. Por ello te proponemos una serie de ideas que debes realizar para organizar tu almacén de repuestos.

Ideas para organizar un almacén de repuestos

 La aplicación de las distintas ideas que se van a aportar tienen que realizarse de acuerdo a los objetivos fijados por el centro de almacenamiento, que generalmente son: optimizar el espacio, minimizar costes, aumentar la productividad y ofrecer un servicio eficiente.

Mantener limpio el almacén

Puede parecer una obviedad, pero dedicar 1 o 2 horas semanales a la limpieza y organización del almacén de repuestos mejora su eficiencia. Los empleados se podrán mover rápidamente por los pasillos y se evitará la pérdida de pedidos.

Un almacén desordenado da una pésima impresión a todos los clientes, proveedores y personas que acudan a las instalaciones. Incluso puede generar estrés entre los propios trabajadores, que deben sortear el inventario acumulado fuera de sitio y puede poner en riesgo su seguridad.

Una solución es, siempre que no produzca sobre costes, recibir entradas de stock con menor número de productos y mayor frecuencia. Así el almacén estará despejado, se garantiza la seguridad y la eficiencia de los trabajadores será mayor al ser una carga de trabajo inferior, sin restar efectividad al centro logístico.

Organizar el almacén según tu industria

Cada sistema organizativo que se realiza en un almacén debe personalizarse según las características de la industria. Se debe tener en cuenta si los envíos de repuestos que se realizan son monopedidos o son varios los artículos que generalmente se envían a cada destino.

Tener claro este aspecto ayuda a agilizar el envío y encontrar el sistema organizativo que mejor se adapta a tu negocio.

Otro aspecto a tener en cuenta es la utilización del espacio. Para mejorar la eficacia del almacén es clave comprender la forma en la que se utilizan los estantes y el espacio. Utilizar cajas apilables que contengan piezas pequeñas facilitan la recogida de productos sin ocupar demasiado espacio. Asimismo, colocar objetos de características similares cerca asegurarán al empleado que está en la sección de productos que está buscando.

La frecuencia de pedido, la estacionalidad de los productos o la cercanía de bienes complementarios optimizan el tráfico en el almacén y el uso innecesario de recursos.

Organizar el inventario se puede realizar fácilmente con un Software SGA, o Software de Sistemas de Gestión de Almacenes.

Reducir el número de envíos

Minimizar la cantidad de paquetes importa. Si en vez de enviar 2 productos en dos paquetes independientes puedes enviar uno que contenga ambos productos estarás ahorrando recursos económicos y de personal y minimizando el extravío de paquetes.

La clave es utilizar contenedores con el tamaño adecuado a cada caso. Hacer pedidos de cajas contenedoras de acuerdo a los productos más vendidos puede parecer simple, pero efectivo.

Para facilitar el proceso de embalaje crea un área específica para preparar los productos. En la estación de envío el personal tendrá a su alcance las herramientas y materiales necesarios para gestionar los paquetes.

Analiza los pasos a seguir y encuentra puntos del proceso que se puedan acortar para ahorrar tiempo y dinero.

Sistemas de Control de inventario

Un área que ha avanzado a pasos agigantados ha sido la recopilación automática de datos. Se ha pasado de escribir de forma manual los números de pedido a rápidamente escanear un código de barras y RFID. Eliminando el recurrente error humano. Cualquier proceso automatizado es un paso menos en el que se pueden incurrir en errores. Y esto se refleja en el control de inventario.

Una vez que sus repuestos se encuentren en la ubicación óptima es capital mantener en detalle los registros con un sistema de control de inventario. Esta técnica permite administrar la ubicación, el historial de movimientos o el inventario disponible en cada momento.

Puedes ahorrar mucho tiempo y recursos utilizando un software que se encargue de encadenar órdenes. Así, el empleado recogerá los productos indicados, que podrán recolectarse: por zonas, por envíos o por oleadas.

Implementar un sistema de recuento de inventario cíclico, en el que se cuenta de forma rutinaria el stock, permite tener unos datos precisos sobre los productos almacenados. Se puede realizar el recuento cada mes, trimestre o semestre. Ayuda a identificar productos con bajo stock o errores de salida. Totalmente recomendado para cualquier almacén de repuestos.

Un software SGA permite organizar el flujo de trabajo de manera eficiente, logrando que tenga sentido la forma de ordenar pedidos y el modelo de organización.

Utilice etiquetas de ubicación para organizar un almacén de repuestos

Implementar un sistema de etiquetado es necesario para facilitar la lectura de los repuestos del centro logístico. En este aspecto, la tecnología es un gran aliado que gracias a sistemas como el uso de códigos de barras y escáneres ayudan a organizar un almacén de repuestos.

Las etiquetas de información de cada producto contienen datos que permiten rastrear y almacenarlo rápidamente en cada momento. El código SKU, o número de referencia, es único en cada producto. Y permite su identificación instantánea.

Crear zonas diferenciadas dentro del almacén favorece la ubicación de los empleados, que serán capaces de reconocer dónde se encuentran en cada momento. Mejorando su eficacia y favoreciendo su organización.

No pienses que eres el único que se sirve de la tecnología, sus competidores también lo están haciendo y ahora mismo pueden tener una ventaja competitiva respecto a tu empresa. El uso de software WMS es muy útil para automatizar procesos como: organizar pedidos, reducir costes y localizar en todo momento cada artículo. Crear secuencias de órdenes para agrupar pedidos e indicar la ruta adecuada puede ahorrar mucho tiempo.

Consejos de diseño del almacén

¿Tu negocio crece anualmente? ¿Tu almacén se queda pequeño con la distribución actual? Si la respuesta a ambas preguntas es sí, debes plantearte estudiar el diseño actual de tu almacén de repuestos.

Cuando un negocio incrementa las ventas, a su vez, almacena inventario en mayor cantidad, lo que reduce el espacio del centro logístico. Incluso puede ser contraproducente al generar atascos y dificultar el tránsito por los corredores de la nave.

Llegados a este punto hay que plantearse ampliar el almacén, reestructurar el diseño interior o cambiar a un nuevo espacio. Esta evaluación del espacio se debe plantear cada 5 años, contando con las expectativas de crecimiento y la estrategia a desarrollar a medio plazo.

Otro factor a tener en cuenta, es el perfil de los pedidos que recibe la empresa. Es probable que los productos más vendidos en verano cambien con el resto de estaciones o viceversa. Si esto ocurre, debes reubicar los productos con estacionalidad según la época del año. Situándolos cerca de la zona de embalaje cuando sean muy demandados y buscarles otra ubicación cuando sus pedidos se reduzcan. Su correcta localización reducirá el recorrido realizado por los empleados.

Maximizar el espacio útil

Un error muy común en la gestión del espacio de almacenaje es su infrautilización. Al proyectarse el almacén se calcula un volumen de productos que debe ajustarse a las demandas de clientes para lograr ser eficientes con el tiempo. Quedando parcialmente vacías al no cumplirse las previsiones.

En el caso contrario, cuando el almacén está aparentemente completo, en vez de ampliar el espacio es conveniente tomar otra vía. Ampliar las zonas de almacenamiento en vertical. Agregar unidades de almacenamiento de mayor altura e incluir la maquinaria adecuada para manipularla permite seguir creciendo sin incurrir a los enormes costes en tiempo e inversión que hay que concurrir para su expansión.

El tipo de estanterías varía según el tamaño de los repuestos, y si su almacén contiene artículos de diferentes tamaños la solución ideal es utilizar estanterías a diferentes alturas. Además, intente utilizar contenedores estándar para que los estantes estén limpios y ordenados. En contra, la necesidad de contar con pasillos de mayor amplitud para que la maquinaria ejecute sus funciones con facilidad.

Finalmente, para maximizar el espacio, puede resultar conveniente guardar determinados productos que tienen una baja rotación detrás de otros productos. Este sistema que parece ilógico, mejora la eficiencia del almacén de repuestos. La baja rotación de estos productos hace que la penalización de tener que sacar el producto que le precede para alcanzar el artículo deseado sea despreciable. Siempre que sea un producto de bajo uso.

Clasificación del inventario

Para clasificar con precisión el inventario de un almacén de repuestos es necesario que se cumplan una serie de factores: tamaño, peso o frecuencia de entrada y salida del inventario. Cuando se clasifican los artículos se debe tener en cuenta todos los productos que hay en el almacén, no limitarse a los de rápido movimiento.

En este respecto es conveniente ignorar la regla 80/20 o Ley de Pareto. Criterio que afirma que el 20% de los productos representa el 80% de las ventas. Sin embargo, es el 80% de los productos los que no han sido tenidos en cuenta. Y con ello su espacio de almacenamiento.

Los empleados que necesiten recoger estos productos tendrán que realizar un trayecto más largo y generan costes adicionales. La solución es analizar todos los productos y clasificarlos por el ratio de consumo para maximizar los costes. Ubicar correctamente los productos incide en el tiempo que un trabajador encargado de recoger los artículos pasa caminando por el almacén. Se calcula un porcentaje del 70%

Consejos de picking de almacén

Ya sea un almacén pequeño o grande, la cantidad de tiempo dedicada a recoger pedidos supone una gran parte del costo de la empresa. Un almacén eficiente puede controlar el tiempo que se dedica a la selección y aplicar el plan que mejor se adapte, incluso invirtiendo en sistemas de transporte que reduzcan los tiempos. Los principales sistemas de Picking son:

• Pedido único: Consiste en la recolección pedido a pedido, es decir, cada trabajador se dedica a recoger un pedido y entregarlo en la zona de embalaje. Cuando acabe pasará al siguiente. Se utiliza en empresas de pequeño tamaño o que están empezando su actividad.
• Selección por zona: Cada empleado se encarga de recoger los repuestos de una zona del almacén. Al entrar una orden cada empleado recoge los de su área y se agrupan todos en un sector antes de entregarlos a la zona de empaquetado. Perfecto para empresas con un gran volumen de pedidos.
• Recogida en lote: El trabajador recibe la asignación de un lote, que consta de una serie de pedidos, los recoge y los entrega en la mesa de empaquetado. El tamaño de cada lote varía entre los 10 y 30 artículos. Especialmente favorable para empresas con una gran cantidad de productos por pedido.
• Recogida por oleadas: Si en la selección por zonas cada área recogía los productos al recibir la comanda, en el wave picking se recogen los productos de cada sector de forma simultánea. Recomendable para empresas que reciben muchos pedidos con múltiples productos y necesitan ofrecer una rápida respuesta.

Para agilizar los procesos es significativo contar con un software SGA que le permita secuenciar los pedidos para que se agrupen de acuerdo a su sistema de picking. Cada cierto tiempo conviene revisarlo y decidir si conviene cambiar a otro que ofrezca mejores resultados.

Consejos de recepción de almacén

El proceso de recepción es posiblemente la tarea más crítica del almacén. Es importante asegurarse de tener suficiente espacio para que el personal realice las actividades necesarias (descomponer palets, contabilizar los elementos, etc.). A mayor espacio, más eficiente será el proceso para organizar un almacén de repuestos.

Por ello, crear un protocolo de actuación desde el momento en el que se recepciona el inventario evitará la aparición de errores. Este protocolo deberá contener los pasos que transcurren desde que se recibe el pedido, quién y cómo debe registrarlo y cómo debe colocarse en los estantes indicados para cada producto.

Uno de los problemas más frecuentes es la falta de espacio para trabajar en el área de recepción de inventario. Aporta una zona amplia para minimizar errores al registrar los productos. La aparición de estos errores se reflejan en problemas más graves, como: pérdida de dinero, tiempo y, el más delicado, pérdida de credibilidad.

Conclusión

Saber cómo organizar un almacén de repuestos es clave para conseguir el correcto funcionamiento de tu nave logística. En este texto te aportamos una serie de consejos y recomendaciones que tienes que tener en cuenta para maximizar el espacio, ahorrar costes y automatizar procesos.

Nuestra recomendación es que utilices un Sistema de Gestión de Almacenes, un software que entre sus funcionalidad destaca por: mejorar la gestión financiera del almacén, controlar los costes con precisión, planificar un aumento de la productividad, racionalizar procesos y maximizar las ganancias del inventario con exactitud.

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