Los diferentes terminales para almacén que se adaptan a mi SGA

La digitalización y la necesidad de automatizar procesos han hecho que las empresas logísticas pongan el punto de mira en los terminales para almacén. Estas tecnologías y dispositivos permiten agilizar movimientos, reducir costes, evitar errores humanos y mejorar el control del inventario. 

Las diferentes tecnologías ofrecidas en el mercado responden por tanto a una demanda real. Responden también a las necesidades específicas de cada tipo de almacén, atendiendo a su tamaño físico, al número de empleados o la mercancía que gestiona.

En este artículo veremos cada uno de los terminales al detalle y evaluaremos cuándo se recomienda instalar (o combinar) cada uno de ellos.

Terminales de datos almacén y SGA

Un Software de Gestión de Almacén supone una mayor eficiencia en el control y la organización del almacén. Para sacar todo su provecho, resulta interesante integrarlo con los terminales de datos que se usan durante toda la cadena de distribución.

Gracias a ello, cada modificación en la mercancía queda registrada de manera automática. Por otro lado, cualquier trabajador con acceso a un dispositivo conectado al servidor central puede consultar la información del producto.

En definitiva, la integración de ambos elementos facilita las tareas y procesos logísticos del almacén.

Terminales RF/RFID

La tecnología RFID identifica productos, previamente etiquetados, mediante radiofrecuencia. La lectura es rápida, exacta, masiva y multiproducto, por lo que se recomienda para almacenes grandes.

Los terminales RFID para almacén ofrecen una lectura rápida y exacta de los productos identificados.

Qué es la tecnología RFID

El funcionamiento de la tecnología RFID se basa en transpondedores de radio. Estos dispositivos se codifican con información identificativa en cada uno de los elementos que quieran ser señalizados (palés, cajas, ubicaciones, etc.).  

El gran avance de los terminales RFID es que no necesitan línea de visión directa con la etiqueta. El lector recibe la señal del transpondedor, que la emite de manera constante, y lee o captura los datos. Al instante, los datos se registran igualmente en el SGA, permitiendo su consulta y actualizando su estado.

Los chips identificativos, o etiquetas RFID, almacenan una gran cantidad de datos y pueden reescribirse y reutilizarse.

Aplicaciones de los terminales RFID

Existen muchas aplicaciones de los terminales RFID. Los almacenes que han integrado esta tecnología informática la usan desde el control de entradas/salidas hasta en el proceso de venta y envío de pedidos  al cliente final.

Control de stock

Gracias a la RFID un operario puede acceder a la ubicación, al estado o incluso a la imagen de una mercancía desde cualquier punto del almacén y en cualquier momento. Esta información facilita su localización y ahorra tiempo.

También puede consultar el número exacto de unidades que hay de un producto específico, sin necesidad de contarlas de manera manual. Con esta información es más sencillo gestionar el inventario y tomar decisiones al respecto.

Para ello, se recomienda que la información escrita y leída por los terminales RFID se actualice automáticamente en el software ERP.

Trazabilidad de la mercancía

En industrias como la alimentaria o la farmacéutica la trazabilidad cobra un valor especial. Conocer cada uno de los movimientos que ha realizado un producto es básico para asegurar su viabilidad y seguridad.

Gracias a los terminales RFID la empresa puede saber el recorrido de cualquier mercancía dentro de la cadena de distribución.

En caso de pérdida de un producto, se puede saber al instante dónde y cuándo se ha producido la última lectura.

Realizar un picking con terminales de radiofrecuencia

El picking por radiofrecuencia permite dirigir y optimizar la administración y preparación de pedidos en almacén. El operario recibe en su terminal RFID toda la información sobre el producto que debe recoger, desde el número de unidades hasta la ubicación. 

Las instrucciones llegan desde el SGA, que está sincronizado con el terminal de almacén. El trabajador confirma cada tarea una vez la completa y esta se registra también en el ERP. La gestión aumenta en eficiencia y se torna menos proclive a errores que el tradicional sistema de papel y boli.

Radiofrecuencia PDA o picking Voice

La sincronización entre los terminales de almacén RFID y el SGA es inalámbrica. Siempre que haya buena conexión los datos se actualizarán automáticamente en todos los dispositivos. Esto permite que el usuario se mueva más libremente por el almacén, sin cables que puedan amenazar su seguridad o comodidad.

Una tecnología un paso más avanzada es la de picking por voz. El operario recibe igualmente la información en su terminal RFID, pero este además incorpora una tecnología de procesamiento y reconocimiento de voz que emite y recibe instrucciones verbales.

Ventajas de usar terminales RFID en almacén

Las ventajas de usar terminales en almacén que funcionen con tecnología RFID son múltiples.

• Los equipos que usan terminales RFID ven reducidos los errores de identificación, posibilitan la optimización en la gestión del inventario y alcanzan mayores niveles de productividad. 
• Agilizan la lectura de datos incluso a gran distancia y sin necesidad de una activación específica.
• Los operarios reciben avisos en los terminales RFID sobre bienes ya caducados, perdidos o con stock acabado.
• Facilita la trazabilidad de las unidades de carga.

Para qué tipo de almacén se recomienda la tecnología RFID

A continuación, vamos a ver qué tipo de almacenes se pueden beneficiar en mayor medida de la tecnología y de los terminales RFID.

Según el tamaño del almacén

Por sus características técnicas y ventajas, los terminales para almacén con tecnología RFID se recomiendan para almacenes grandes (de más de 5000 metros cuadrados) y con muchos trabajadores en planta. 

El envío y la recogida de datos es constante. El usuario no necesita activar el lector o acercarse a la etiqueta para que se produzca el intercambio de información, sino que puede realizar consultas desde cualquier lugar del almacén. Por ejemplo, el lector RFID puede instalarse en la carretilla elevadora. Cuando la máquina se mueve hacia las diferentes cargas, no es necesario que extraiga el palé. Solo aproximándose puede producirse el intercambio de información y la identificación de los bienes.

Esto reduce los movimientos dentro del almacén en pos de la seguridad de los trabajadores. También disminuye la incidencia de errores humanos. 

Según el tipo de mercancías

En el sector retail donde el flujo de mercancía es constante, se requiere un control de existencias muy exacto y hay una gran cantidad de referencias, los terminales RFID son esenciales. Se evitan roturas de stock y se registran las entradas y salidas (necesario para las devoluciones).

También son una solución adecuada para almacenes de la industria alimentaria. La cantidad de datos que caben en una etiqueta RFID permite registrar y llevar un control estricto de fechas de envasado y caducidad, número de lote o lugar de fabricación. En caso de que un producto deba retirarse del mercado, conocer esta información a tiempo real agiliza el procedimiento.

Por último, las empresas logísticas que trabajan con productos abrasivos o en condiciones extremas, han visto en la RFID una solución. Las etiquetas pueden fabricarse en materiales resistentes que no se dañen, asegurando así su lectura. Un ejemplo son los almacenes de una fábrica farmacéutica.

Terminales para almacén PDA

Los PDA son dispositivos inteligentes que facilitan, optimizan y centralizan gestiones dentro del almacén. Funcionan como pequeños ordenadores portátiles o tabletas que el operario puede llevar consigo durante su jornada laboral.

Desde las PDA, los operarios de almacén pueden gestionar mejor sus tareas y reducir errores.

Que son los terminales PDA para almacén

Los PDA (del inglés Personal Digital Assistant) funcionan, como su nombre indica, como asistentes en las labores logísticas.

Disponen de una pantalla táctil, conectividad, capacidad de almacenamiento de datos y sincronización. Permiten que toda la información del almacén sea accesible a través de uno de ellos.

Su interfaz puede ser táctil, lo que requiere que el trabajador pueda manipularlos. También hay terminales manos libres que funcionan con una aplicación de reconocimiento por voz. Estos últimos modelos son los más recomendados para almacenes que manejan cargas pesadas. Los operarios reciben y emiten comandos verbales y mantienen sus dos manos libres para desplazar mercancías con seguridad. Este artículo explica en detalle su funcionamiento y su aplicación práctica.

En cuanto a su sistema operativo, hay PDAs que funcionan con diferentes hardware. Los más comunes son Android, iOS, Palm (OS) y Windows Mobile.

Aplicaciones de los terminales PDA

Los PDA se convierten en terminales imprescindibles en almacén por sus muchas aplicaciones. Todas ellas resultan en una optimización de la productividad, por lo que la inversión inicial pronto ve su retorno.

• Control de inventario: el PDA ayuda al operario a inventar las unidades, consultar el stock e incluso hacer un pedido.

• Trazabilidad: desde este terminal para almacén es posible registrar los movimientos de mercancía y acceder a la información de desplazamientos anteriores. 

• Gestión de pedidos: con el PDA el trabajador puede localizar un envío, su estado, su precio o su disponibilidad. 

"Los problemas no son señales de stop, son directrices" Robert H. Schuller

Ventajas de incorporar terminales PDA en almacén

Aunque se piensa que la mayor ventaja de los terminales para almacén PDA solo es la preparación de pedidos, hay muchos más beneficios.

• Disminución de las roturas de stock: el control de inventario y la trazabilidad son mayores, pudiendo incluso recibir alertas en la PDA cuando hay baja disponibilidad de alguna mercancía.

• Menos errores humanos: cuando los equipos de almacén son grandes (más de 15 personas), la comunicación se ve afectada. En lugar de confiar en el boca oído, en cuentas manuales o en papeles que terminan perdiéndose, la información sobre una entrada/salida o el estado de un pedido, por ejemplo, se actualiza automáticamente en los terminales para almacén de todos los trabajadores.

• Información centralizada: la integración con el software de gestión facilita la sincronización de todos los datos en un mismo servidor. Las PDAs se pueden usar además dentro del almacén y fuera de él (durante el proceso de venta, el transporte o la entrega de pedidos al cliente final).

Para qué tipo de almacén se recomiendan los terminales PDA

Almacenes de todo tipo se benefician a diario de usar PDAs. Estos dispositivos mejoran la comunicación, la gestión y la productividad dentro y fuera de la nave. Por supuesto, hay factores que los convierten en más adecuados para unos almacenes u otros.

Según el tamaño del almacén

Los almacenes de tamaño grande o medio (más de 2000 metros cuadrados) necesitan incorporar PDAs. En espacios tan grandes los operarios pierden mucho tiempo yendo y viniendo para consultar información sobre un producto o sobre la próxima tarea que deben completar. Contar con un PDA reduce a cero este tipo de desplazamientos.

Además, cuanto más grande es el almacén, más personas trabajan en él. La comunicación es más directa y efectiva cuando pueden realizarla a través de un terminal para almacén del tipo PDA. Ocupa poco y pueden llevarlo en la mano, en la carretilla o enganchado al cinturón.

Según el sector comercial

Como hemos apuntado, una de las ventajas de los terminales PDA es que pueden usarse como asistentes logísticos y también de ventas. En empresas que cuentan con un almacén propio, esto es realmente interesante.

El mismo sistema de gestión de almacenes es accesible para el operario pero también para el comercial que vende el producto, el conductor responsable del transporte o el repartidor que lo entrega.

Un ejemplo son los supermercados. En las grandes superficies el almacén, la tienda y la emisión de pedidos se realizan en el mismo espacio. Si un producto se vende mucho durante unas horas, estos datos quedan registrados en las PDAs de pago o entrega y el operario de almacén recibe la orden de que debe reponer.

En este tipo de negocios es imposible que cada trabajador realice un conteo exacto del inventario y sepa qué cantidad de cada producto hay en almacén, en tienda y en reparto. Con las PDAs los trabajadores pueden centrarse en su labor.

Terminales de código de barras para almacén

Los códigos de barras son una tecnología un paso por detrás de la RFID. La gran desventaja es que la pistola o lector de código de barras requiere línea de visión directa con la etiqueta.

Los códigos de barras son una tecnología altamente implementada en el ámbito logístico.

A pesar de esto, los códigos de barras son quizá el sistema de identificación de productos más extendido en el mundo. Igualmente, los terminales de lectura de estos códigos también forman parte de nuestro día a día.

Qué son los terminales de código de barras

El código de barras se caracteriza por sus barras negras y blancas. En ellas se codifica, siguiendo una serie de normativas internacionales, información sobre un producto. La imagen del código se imprime en una etiqueta que luego se pega en dicho producto. La decodificación se realiza con un lector de código de barras.

El lector es un terminal para almacén que funciona con tecnología láser o CCD. Con cualquiera de ellas el dispositivo captura los datos encriptados en la etiqueta, los decodifica y permite su lectura. 

Un ejemplo de uso fuera de almacén son las cajas de cobro de un supermercado, en las que el dependiente pasa el lector por la etiqueta y la información queda reflejada en el ordenador.

En almacén, el operario usa los códigos de barras para identificar el producto y registrar su entrada o salida. De este modo, gracias a la integración con el SGA, cuando realice una consulta posterior para saber la ubicación de la mercancía, le aparecerá el registro.

Aplicaciones de los terminales para almacén con código de barras

La identificación es el uso más conocido y común para los terminales de código de barras, algo que podemos comprobar en cualquier comercio retail. Sin embargo, dispone de otras aplicaciones.

Identificación y información

El uso del código de barras está extendido especialmente en la industria de alimentos por el tipo de información que se encripta en las etiquetas. Aunque su capacidad de almacenaje sea inferior a la del chip RFID, dispone del espacio suficiente para introducir datos sobre el lote al que pertenece, la fecha de caducidad o la de emisión. 

En productos frescos esto es aún más relevante. Permite retirar los bienes que no son aptos para el consumo con un rápido escaneo, sin necesidad de buscar cada uno de los datos por el envase.

Además, los números que acompañan al código de barras (impresos en la etiqueta o no), también identifican el país donde se embaló y etiquetó el producto.

Conexión con la base de datos

La lectura de un código de barras no solo da información instantánea sobre el producto, sino que posibilita su registro en el SGA.

Por ejemplo, cuando un producto llega y el operario lo escanea, la entrada queda registrada en el sistema de gestión de almacenes. Lo mismo ocurre con las salidas. De este modo, el inventario se modifica automáticamente.

Ventajas de usar códigos de barras en almacén

La tecnología de código de barras se diseñó y desarrolló para almacenes, lo que hace que su implementación sea bastante sencilla y accesible para todo tipo de empresas. Repasamos sus principales ventajas.

• Exactitud en el inventario: con cada lectura del código de barras, su ubicación se registra. Esto reduce las pérdidas y los errores en el conteo al mismo tiempo que mejora la planificación.

• Identificación global: la mayoría de países usan la misma normativa y sistema de codificación (la EAN en Europa), lo que facilita el transporte internacional y aduanero de la mercancía.

• Ahorro de costes y tiempo: la instalación de códigos de barras y lectores es económica y de fácil aprendizaje para los empleados.

Para qué tipo de almacén se recomiendan los terminales de código de barras

La internacionalización del código de barras lo convierte en una de las alternativas más utilizadas en almacenes de todo el mundo. No obstante, es importante atender a las características y necesidades específicas para evaluar si realmente es la mejor opción.

Según el tamaño del almacén

A pesar de sus ventajas, el código de barras no siempre es la mejor decisión, especialmente en almacenes grandes. 

Es una alternativa accesible para almacenes pequeños (de menos de 2000 metros cuadrados) y con un flujo reducido de entradas y salidas. El operario debe acercarse a cada uno de los códigos de barras para realizar su lectura, por lo que las distancias y la cantidad de unidades a identificar no puede ser muy alta. En caso contrario, repercutirá negativamente en tiempos y costes.

Conviene apuntar a la presencia del almacén en otros países como factor decisivo. El código de barras es un sistema de codificación regulado por normas internacionales. Por lo tanto, si la empresa recepciona o envía mercancía de otros países, implementar terminales para almacén de códigos de barras supone una gran ventaja competitiva.

Al mismo tiempo mejora la productividad y la comunicación, evitando tener que recodificar cada producto.

Según el sector comercial

Esta tecnología no es recomendable cuando las unidades de cargas son muy pesadas o peligrosas. Los terminales para almacén de código de barras implican que el operario se desplace hasta el lugar donde se encuentra el código para escanearlo. 

En almacenes donde las condiciones son extremas (por ejemplo, cámaras frigoríficas), los pasillos son estrechos y las cartas corren un mayor peligro de caída, el uso de código de barras puede jugar en contra de la seguridad del operario. 

“La línea entre el desorden y el orden está en la logística" Sun Tzu

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