Estrategias y claves de la reposición de mercancía en el almacén

El actual auge del e-commerce supone para muchos almacenes una llamada de atención en relación con su funcionamiento interno. Solamente en España, en el último año, se observa un crecimiento del 36% de las ventas en línea. Ante el panorama de la actual demanda, muchos negocios han reevaluado, entre otros procesos, la efectividad de la reposición de mercancía.

Descubra en esta entrada algunas de las claves y estrategias más efectivas para la reposición de existencias en su almacén.

La reposición de mercancía en el almacén

Como su nombre bien lo indica, el significado de reposición implica recolocar productos en el inventario. Forma parte de la cadena de suministro y, por lo general, se coordina entre un comercio y su distribuidor. No obstante, como ocurre en muchos negocios, también se puede referir a un recolocado interno; véase el caso de supermercados, tiendas de ropa, etc.

Al igual que otros procesos logísticos, la reposición se relaciona con otras tareas de salida del almacén. Cada vez que se realiza una venta, por ejemplo, se destina una determinada cantidad de mercancía para la selección y lanzamiento de pedidos. A raíz de esto, es posible que se genere una necesidad de reabastecimiento para satisfacer futuras demandas.

Sistemas de información para la reposición

Toda gestión del stock de un almacén es, en principio, cíclica. Cada vez que la mercancía sale, se produce una modificación en el inventario. Por ello es necesario que se tenga en todo momento un control de los inventarios en tiempo real. Con la ayuda de un software de gestión de almacenes (SGA), se puede acceder a sistemas de revisión continua.

La gestión de esta información permite, además, categorizar el flujo de rotación de diferentes artículos mediante algoritmos. Gracias a ello, es posible determinar cuándo llevar a cabo el inicio del periodo de reposición.

Órdenes de reposición de mercancía

Las órdenes de reposición de mercancía son, por lo general, ejecutadas y/o revisadas por analistas de compras o jefes de sección.

Diferentes modelos de distribución de mercancía destacan el balance entre dos objetivos dentro de este proceso:

• El coste mínimo: lo que implica que el precio de mantenimiento de los bienes en almacén no sea mayor a sus beneficios.

• La máxima disponibilidad de productos: en función a la capacidad del almacén y la demanda actual del producto.

Como bien afirmaba el filósofo chino Sun Tzu:

“la línea entre el orden y el desorden reside en la logística”.

Por lo tanto, la planificación es clave para la ejecución de la reposición de mercancía. Ello implica, por su puesto, controlar todas las fases que la comprenden.

Disparo de orden

Una estrategia útil al inicio del ciclo de reposición es valerse de las herramientas que un SGA nos proporciona. Aquellos sistemas de revisión de inventario, previamente mencionados, por ejemplo. Gracias a los datos que allí se almacenan, es posible determinar cuándo ejecutar la orden de reposición y cuánto stock solicitar.

Cálculo de reposición de stock

¿Cómo se calcula exactamente la cantidad de stock necesaria? Para empezar, se debe prestar atención a variables como:

• La demanda actual del artículo.

• La capacidad del almacén.

• Los costes de transporte.

• Los costes de mantenimiento.

Algunos estudios como este análisis ejecutan fórmulas de cálculo en las que se equilibran todas las variables. Ante la revisión de la demanda de un producto, por ejemplo, se evalúa la posibilidad de adquirir un stock de anticipación.

Sistemas de revisión de análisis de inventario

Por otro lado, la frecuencia con la que se inicia el periodo de reposición depende del tipo de sistema de revisión de análisis que se está utilizando:

• Una revisión periódica, es decir, que ocurre tras un determinado periodo de tiempo (una semana, un mes, un trimestre). Esta demandará la reposición de mercancía cada que se ejecute la revisión.

• Una revisión continua, que se ejecuta cada que se realiza algún movimiento en el stock. En este caso, cuando el nivel de existencias de un artículo baja, un SGA generará automáticamente una orden de reposición.

Entrada de orden

Durante esta etapa, se contacta con el distribuidor o almacén para solicitarle el stock requerido. De esta manera se tiene también en consideración el tiempo de demora previo a la recepción de existencias.

Una clave en esta fase de reposición de mercancía es que exista buena comunicación con el proveedor. Toda la información debe ser transmitida de manera clara y precisa. Gracias a ello se asegura la rapidez y exactitud de la orden, evitando así el sobre stock o las devoluciones.

Ejecución de orden

En algunas empresas, la orden de reposición se gestiona también de manera interna. Es el caso, por ejemplo, de negocios que solicitan el traslado de su propia mercancía. Así, los bienes se desplazan desde el almacén hasta la tienda física.

Un buen sistema de etiquetado para bultos en esta fase, por ejemplo, garantiza que el flujo de reposición funcione adecuadamente.

Recepción de orden

Finalmente, la orden de reposición de mercancía concluye con la recepción del nuevo stock de mercancía. Asegúrese de que no quede ningún hueco vacío entre las estanterías una vez haya reabastecido todas las secciones necesarias.

Tipos de reposición de mercancía en almacén

Analizar y planificar adecuadamente la cadena de suministro ayuda a minimizar el impacto de los errores en la gestión de nuestro almacén. Ello incluye, en lo posible, reducir el nivel de incertidumbre en relación con las futuras ventas.  

Existen, por este motivo, diferentes criterios para la reposición de existencias.

Reposición bajo demanda

Este tipo de reposición, como su nombre ya indica, responde al comportamiento de la rotación de los productos. Por ejemplo, en caso de que la rotación sea alta, es posible que la frecuencia de reposición sea mayor.

Además, la reposición bajo demanda calcula diariamente el flujo de los artículos y los sitúa en estanterías, previendo la cantidad de aquellos que posteriormente serán empaquetados y consolidados.

Se aplica especialmente a productos cuya demanda no resulta fácil de predecir o varía de acuerdo con la época del año.

La incertidumbre de la demanda

La incertidumbre de la demanda, dentro de los diferentes procesos de reposición, se refiere a la dificultad de predecir con exactitud futuras variables.

Un ejemplo de esto es el crecimiento exponencial de las compras por internet en el último año. Durante los primeros meses de confinamiento, varias empresas se vieron afectadas por falta de stock y retraso en los tiempos de envío.   

Diversos estudios coinciden en que, para evitar esto, el stock de seguridad es fundamental. Además, mantener comunicación constante con el distribuidor también es esencial. 

Reposición por rotura de stock

Una estrategia para bajar los costes de transporte en el periodo de reposición es reducir la frecuencia con que este se realiza.

El concepto de rotura de stock indica que los niveles de existencia se encuentran por debajo del mínimo requerido. Es decir, que el balance entre la demanda de un producto y su nivel de existencias se ha roto.

La reposición por rotura de stock se da justo antes de que dicho desbalance se produzca. De esta manera, se limita la constancia con que se produce el reabastecimiento de bienes.

A través de un SGA, usted puede sistematizar la emisión de una orden de reposición antes de que se produzca la rotura de stock.

Reposición de stock top off

La reposición de stock top off se realiza generalmente cuando el nivel de trabajo en el almacén es bajo. Se trata de optimizar el desarrollo de la cadena de suministro. 

Para esto, es necesario contar con un sistema de revisión de inventario que sea continuo. La razón es que, contrario a los otros tipos de reposición, en este se recolocan existencias con bastante más frecuencia. Por eso es ideal para productos con rotación alta.

Un aspecto fundamental es asegurarse de que nunca quede un hueco vacío en las estanterías del almacén. La falta de stock provoca la pérdida de clientes y supone costes elevados para la empresa.

Un SGA para la reposición de mercancía

Como ya hemos señalado antes, la reposición de mercancía requiere de orden y control de la información relativa al stock en nuestro almacén en todo momento. El reabastecimiento, al igual que todo proceso dentro de la cadena de suministro, es cíclico.

Por esta razón, se requiere de una revisión continua del inventario. Un SGA no solo mantiene esta información a su alcance en todo momento, sino que también le permite sistematizar otro tipo de procesos.

Desde la sistematización de órdenes de reposición hasta el cálculo de las existencias necesarias. Mejore los procesos de reposición de mercancía en su almacén. Nuestros expertos en consultoría logística le ayudarán a definir el software que mejor se adapte a sus necesidades.