Gestión de Stock: Todas las claves que debes conocer

La gestión de stock es uno de los grandes retos a los que se enfrentan las empresas logísticas o aquellas empresas que cuentan con un almacén o distribuyen sus productos. Se puede afirmar que la rentabilidad de un negocio depende en gran medida de la gestión del inventario.

El inventario es un activo importante para toda empresa ya que agrupa los elementos patrimoniales. Su correcta administración permite mantener el equilibrio entre entradas y salidas de inventario, minimizando el riesgo de quedarse sin existencias o tener sobre-almacenamiento.

Si anteriormente la gestión de stock se realizaba de forma manual, las nuevas tecnologías ha provocado que sea imprescindible su control utilizando software especializados en Sistemas de Gestión de Almacenes, SGA.

Gestión de Stock y aprovisionamiento

La gestión de stock, o gestión de inventario, es un enfoque que se aplica en el ámbito del almacenamiento logístico como sistema para obtener, ordenar, almacenar, controlar y aprovechar las materias primas y productos finalizados.

Para una empresa la compra de suministros es la adquisición de bienes para, posteriormente, ponerlos a la venta, almacenarlos o utilizarlos en la fabricación de un producto final. La filosofía de la gestión de stock es conseguir los niveles de stocks correctos, en el lugar y momento indicado y al coste justo.

Realizar una correcta gestión del stock es básico para lograr un almacén eficiente debido a la fortaleza creciente de la competencia. La rentabilidad de una organización depende de la gestión de suministros, que supone la mitad del precio de costo del stock puesto a la venta.

Para optimizar la gestión de inventario hay que realizar una fase de planificación, en la que valorar los métodos de gestión de stock que mejor se ajusten a la actividad empresarial. Estos son:

Método Empírico

El método empírico basa la gestión del stock en su historial de ventas. La empresa analiza las cifras de los años anteriores y, de acuerdo con el promedio de las ventas indicado se estable, realiza el pedido de bienes para satisfacer la demanda del consumidor y del mercado objetivo.

Método de Previsión

El método de previsión es una evolución del método anterior, además de analizar las cifras de ventas de los años anteriores se tienen en consideración aspectos clave como el contexto económico y la evolución de la demanda. De esta forma, la oferta que se realiza está adaptada a las expectativas de consumo real que se pueden aplicar. Evitando el sobre-almacenamiento de productos.

Método Just In Time

El Método JIT, abreviatura de Just In Time, es un método de gestión de stock que permite reducir la cantidad de inventario que almacena una empresa. Se producen las cantidades necesarias de bienes para satisfacer la demanda de los consumidores.

Únicamente cuando se recibe una solicitud, o Kanban, con un monto específico de bienes a producir se pone en marcha la producción para fabricar ese determinado número de productos. Esta producción limitada se realiza en lotes muy pequeños, lo que reduce significativamente el inventario en el almacén.

La principal ventaja del método Just In Time es la baja ocupación de los productos en el sistema de almacenamiento. que tiene que estar muy controlado para que sea óptimo. Sin embargo, la falta de un amplio stock puede ser perjudicial en el caso de no recibir las entregas en los plazos previstos.

Método Kanban

El Método Kanban, o proceso de señal visual o de tarjeta, es un sistema de aprovisionamiento que permite a las empresas almacenar únicamente los bienes que necesitan para su producción o distribución. Este sistema no introduce características adicionales, simplemente optimiza el proceso.

Igual que en el método JIT, las compras se realizan según los pedidos para mantener un nivel mínimo de inventario, pero, al contrario que en el método anterior, se establece un stock mínimo en el almacén para utilizar en caso de necesidad. De este modo, evitan la interrupción del suministro y el exceso de existencias durante cualquier etapa. El suministro se realiza de forma progresiva y varía según el volumen de pedidos que se detecte.

Las principales ventajas del método kanban son el ahorro de capital, un incremento de la eficiencia, evita el exceso de existencias y contar con un eficaz flujo de pedidos. El principal inconveniente de este sistema de gestión de stock es la demora en la distribución de los productos que van a entrar en inventario.

Método ABC

Ya hemos tratado el método ABC en la organización de un almacén logístico. Aplicado a la administración de inventarios este sistema clasifica los productos según su prioridad dentro de la organización:

• Stock A: Productos de mayor valor para la organización. Se realiza un sistema de control periódico sobre estos productos para comprobar las existencias, que no haya sobre-almacenamiento ni rotura de stock.
• Stock B: Productos inventariados que tienen una importancia secundaria. Es primordial su control para que estos productos de consumo no sean confundidos con los bienes de las otras categorías.
• Stock C: Bienes que tienen un valor reducido en la empresa debido a su bajo consumo. Su tasa de reposición es más baja y el número de productos en stock es reducido. Cuando uno de estos productos inventariados sale, es el momento preciso para su reposición.

¿Qué es el stock de seguridad y cómo se calcula?

Recibir un gran pedido o vender por encima de lo planeado puede sonar estupendamente, sin embargo, el hecho de quedarse sin artículos en el inventario es una posibilidad muy real que puede arruinar tus ventas y generar una pérdida de confianza.

La solución es crear un stock de seguridad, una cantidad adicional de bienes que reducen el riesgo de que el producto se agote o evita que se interrumpa la producción.

Evidentemente, la tenencia de este stock supone un coste extra, pero este gasto es menor que los costes que supone no tener disponible las mercancías cuando el cliente las demanda.

Para calcular el stock de seguridad hay que tener en cuenta la demanda de productos que tiene la empresa de forma regular y los plazos de entrega habituales y máximos que incurre la organización al actualizar su stock.

Stock de Seguridad= (Plazo máximo de entrega - Plazo de entrega medio) * Demanda Media

Es importante saber que pueden influir otras variables en el cálculo del stock de seguridad que se pueden modificar dependiendo de la demanda.

¿Qué es un stock físico?

El stock físico son los productos que pertenecen a la empresa y según el inventario deberían de estar almacenados. Se entiende que necesitan un espacio para su manipulación y almacenaje, poseen un valor económico y su propio almacenamiento ya genera costes.

Es habitual que las empresas dediquen periódicamente cierto tiempo a controlar el inventario para asegurarse que no existen fallos. Esto puede implicar contar, pesar y medir los artículos para cerciorarse que no existen errores.

Si el inventario arroja un balance negativo significa que ha habido un error en las entradas o salidas. Por normal general, cuando el saldo es positivo o 0 significa que el inventario que se ha contabilizado es real.

¿Qué es un stock virtual o stock a plazo?

El stock virtual es un tipo de inventario con carácter administrativo, que carece de valor contable físico ya que no se encuentra en la empresa en ese momento. Supone la forma de saber en todo momento el estado del inventario teniendo en cuenta las entradas y salidas de stock que se está realizando en la empresa en su actividad diaria.

Para calcular el stock virtual hay que prestar atención a la siguiente fórmula:

Stock Virtual = Stock Físico - Pedidos a Clientes no enviados + Pedidos a Proveedores no Recibidos

La gran diferencia entre el stock físico y virtual es que el stock físico se puede contabilizar, ya que se encuentra tangible en el almacén, mientras que el stock virtual tiene en cuenta productos que se han vendido o se han pedido al proveedor.

Conclusión

Conocer los sistemas de gestión de stock ofrece una idea sobre la dificultad de contabilizar el inventario que existe en cada momento en el almacén, un hecho prácticamente imposible de realizar en empresas que no gestionen sus provisiones con un sistema SGA, que permite contabilizar en tiempo real las entradas, las salidas y la rotación de productos.

Utilizar un software de gestión de almacenes ayuda a optimizar el flujo del almacén, liberando espacio con mercancías de bajo consumo, reduciendo errores en los pedidos y mejorando la eficacia en la gestión del stock. Sin duda, aplicar un SGA es una decisión muy importante que aumentará la precisión en el trabajo de almacén y mejorará la productividad para crecer de forma sostenible.

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