Inspección de mercancías en almacén: Fases claves del proceso

Tal y como dijo Pitágoras: “H​ay algo más importante que la vida de un hombre, el orden.” ​Esta célebre frase pone de manifiesto que el orden debe ser una prioridad cuando organizamos un almacén.

En este artículo, repasaremos los diferentes pasos que existen en los procedimientos de entrada e inspección. Estos procedimientos de logística de almacén incluyen las siguientes actividades:

• Recepción al almacén.
• Generación de avisos de entrada.
• Aviso de entrada de almacenamiento.
• Inspección.
• Almacenamiento.

¿Qué es una inspección entrante y que conlleva?

El procedimiento de inspección entrante es uno de los principales procedimientos de almacenamiento. Aunque sea recomendable emplearlo, es de carácter opcional.

Dichas inspecciones también pueden llevarse a cabo en mercancías salientes. De esta manera, nos aseguramos de que:

• Las mercancías están en buen estado.
• Han salido de nuestro almacén en buenas condiciones. De este modo, si nos llegara una reclamación podríamos avalar que no es nuestra responsabilidad.

En esta, se realiza un control de calidad de las materias primas compradas según los criterios de aceptación establecidos. Por ejemplo, que no presente taras de post producción o defectos del transporte.

Es necesario remarcar que, si tuviéramos que analizar y inspeccionar la carga, aumentaría el coste de tiempo.

Por ello, es habitual usar un sistema para elegir una muestra aleatoria. Probablemente, seguirá la línea estándar ASQ / ANSI Z1.4 (o ISO 2859-1), basado en la idea de AQL (Límite de calidad de aceptación). Esta técnica dicta qué mercancía y qué volumen se deben analizar.

¿Quién lo lleva a acabo?

Normalmente, este procedimiento lo realiza el personal del departamento de calidad u operarios con conocimiento cualificado. El echo de que esta tarea sea realizada por expertos, puede mejorar su eficiencia a la hora resolver posibles taras de calidad.

En primer lugar, los responsables verifican que la mercancía que ha llegado cumpla los siguientes puntos:

• El material recibido coincide en cantidad y tipo con la copia del “Pedido al Proveedor”, y con el “Albaránde Entrega”.
• El estado de la mercancía exterior es el adecuado.

¿Que es el sistema de etiquetado?

Los resultados de la inspección entrante siguen un sistema de etiquetado de identificación. Ésta, es la manera de determinar las acciones requeridas cuando un artículo se etiqueta como aceptado, condicionalmente aceptado o rechazado.

Dicho etiquetado puedo presentar 3 estados (dependiendo del programa puede variar), para clasificar la mercancía:

• Aceptado. Se puede considerar que la mercancía cumple con los requisitos anteriormente marcados y, que, puede ser enviada o almacenada.

• Condicionalmente aceptado. Se trata de un término medio entre ser aceptado y no. Simboliza que deben prestar atención a defectos menores o mayores. Por ejemplo, desviaciones funcionales y dimensionales, daños en el envío y marcas inadecuadas.

• Rechazado. La mercancía está dañada o no presenta los criterios específicos. Aunque el retorno de las mercancías puede ser bastante laborioso, es necesario informar. De este modo, podremos evitar futuros problemas de fabricación, como la producción en masa de productos defectuosos.

Ver cómo optimizar mi sistema de etiquetado

¿Qué son las listas de verificación de inspección entrante?

En el momento de la recepción del material, el almacén dispone de información sobre los pedidos realizados. Esta información puede consultarse a través del Software de Gestión de Almacenes (SGA). No obstante, se recomienda que, para una mayor organización, Compras pase copia de los pedidos que Almacén le haya solicitado.

Asimismo, se obtiene una lista para proceder a realizar un mejor análisis. En ella, se especifican las características y requisitos dictados para que el operario tarde menos tiempo en realizar la toma de decisiones.

Cabe señalar, que esta lista puede ayudar a etiquetar fácilmente las materias primas y resolver los problemas de calidad durante la preproducción.

Proceso de almacenamiento

Una vez verificados e identificados los bienes, el proceso de asignación comienza con su almacenaje.

La dirección es el lugar donde se almacenarán uno o más bienes. Por otro lado, la asignación es el proceso que busca definir la mejor dirección para la administración de los bienes. Para llevarlo a cabo, se consideran la proximidad al picking, la sectorización, el embalaje y otros factores.

¿Cómo se lleva a cabo?

Posteriormente de la asignación de los bienes en la dirección de destino, está disponible para ser trasladado y considerado en el saldo de inventario.

Cada vez que la mercancía se retira de una dirección y se traslada a otra, el código de barras se escanea utilizando el recolector de datos (logaritmo). Esto, facilita un mayor control en la base de datos de las mercancías que residen en el almacén.

Con el movimiento de mercancías, la precisión y seguridad del inventario se convierten en una preocupación para los gerentes de almacén. Es en este momento, cuando entra en juego el inventario. Existen dos tipos distintos de inventario:

• Cíclico. Se lleva a cabo con una breve periodicidad y solo para determinados productos en stock. Generalmente por la curva de giro ABC de los productos, es decir, el inventario se genera para un grupo de productos o direcciones.
• General. Se realiza una vez al año y tiene como objetivo contar el 100% de los artículos en propiedad. Debido a u elevado coste, periodo de ejecución y bloqueo de los envíos, cada vez se ejerce menos.

Proceso de separación

Como se aprecia en su nombre, este proceso consiste en planificar y ejecutar la separación de mercancías. Parece relativamente simple, pero es de vital importancia establecer qué reglas de separación se emplearán. Las más utilizadas son las siguientes:

• FEFO.
• FIFO.
• Disminución en el número de visitas.
• Vida útil.
• Fecha crítica.
• Estado de la mercancía.
• Bloques de stock.

Una definición incorrecta puede causar interrupciones en la línea de producción de la industria y retrasos en las entregas.

Con el objetivo de evitar este tipo de problemas, es necesario que antes de definir la estrategia de separación:

• Evaluemos detalladamente las operaciones.
• Así como sus requisitos.
• Y, finalmente, sus características.

La separación de bienes puede ser:

• Manual.
• Usando recolectores de datos o voz (Picking by voice). El operador va a la dirección de los productos, los recoge, y los lleva a un área de conferencia (check out). Un ejemplo de separación con automatización es el Picking by light, que se puede aplicar a productos con un alto nivel de fraccionamiento y empaque lineal. Esto se debe a que, generalmente se utilizan estructuras de rack de flujo.
• Utilizando niveles de automatización avanzados que reducen el contacto del operador con los bienes.

Aspectos por considerar

Otro punto que destacar es la estacionalidad de las ventas: periodos en los que las ventas son mucho más altas que de costumbre.

Finalmente, se puede dar el caso en el que no sea posible enviar las mercancías al mismo tiempo que durante los periodos no estacionales. Esto es debido a que la operación no está preparada para soportar volúmenes de picking estacionales sin aumentar el tiempo de picking de las mercancías.

Proceso de envío

Esta es la ultima etapa operativa de almacenamiento. Es la responsable de verificar y enviar los productos a la empresa encargada del transporte. Cuando la empresa que opera el almacenamiento no es responsable del transporte, su responsabilidad sobre los bienes finaliza cuando se entregan al transportista.

Ahora, si la empresa que opera el almacenamiento también es responsable de distribuir los productos al destino, debe planificar, ejecutar y controlar los pasos de transporte.

Sin embargo, independientemente de si la etapa de transporte es operada por él o no, la conferencia de embarque se lleva a cabo de la misma manera. Una vez que la mercancía está terminada, se convierte en responsabilidad del transportista.

El proceso de la conferencia puede ser:

• Manual. Se realiza utilizando un recopilador de datos que verifica todos los volúmenes uno por uno. Es necesario mencionar que es más un proceso más lento.
• Con automatización. Es mucho más rápido y menos susceptible a errores debido a la menor intervención de mano de obra.

¿Cuáles son las principales ventajas al usar un SGA?

Hace unos años, la principal ventaja competitiva de las empresas era la calidad de sus productos y su precio. Sin embargo, con el cambio del comportamiento del cliente y el crecimiento de las ventas en el comercio electrónico, los tiempos de entrega y los costes de flete han ganado importancia.

Al evaluar la logística y la cadena de distribución, las oportunidades de mejora y optimización de procesos son enormes.

En este sentido, el uso de un sistema SGA en la operación de almacenamiento asegura una mayor velocidad en la separación y precisión de los inventarios. Esto, genera un diferencial competitivo para el negocio.

Además, el software WMS ayuda a controlar, centralizar datos, reducir costos y optimizar procesos.

Nuestro sistema tiene un sistema SGA completo para la gestión del almacenamiento, independientemente del segmento coste: farmacéutico, agroindustrial, industrial o manufacturero.

Si quieres más información, rellena el cuestionario y nos pondremos en contacto contigo.

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