Optimizar el proceso de recepción de mercancía en mi almacén

¿Los procesos de recepción de mercancía? Ok domino. Pero ¿Cómo los optimizo? Así como un refrescante recordatorio de las prácticas y principales consejos sobre gestión, veremos cómo le permitirá comprender de forma general y dinámica esta actividad logística y cómo puede lograr competitividad mientras crece personalmente.

La recepción de mercancía, el arte de la disciplina. 

Orden, claridad y sistema son tres palabras que hacen diferencia. Para comenzar correctamente se debe conocer a profundidad a los proveedores y transportistas. Detallamos y controlamos la información que los compromete. Mantenemos un sistema de comunicación constante y claro, lo que le permite adelantarse a todos los escenarios posibles.

Saber cuales son las debilidades y fortalezas de su sistema de almacenaje, supone afrontar de manera rápida y eficiente las tareas cotidianas y la gestión de problemas a futuro.

Inspeccionar con criterio hace perder menos tiempo

Todo afán comienza con este paso, y es uno de los que mejor debe responder la logística del proceso, ya que es donde se invierte más tiempo negativo.

Para que todo ocurra de acuerdo con los plazos específicos, se podrían discriminar 3 momentos diferentes en el flujo de trabajo de inspección que son: la inspección física externa, la revisión de los documentos adjuntos y por último la inspección interna.

Fases clave del proceso de inspección

Al recibir la mercancía se realiza una inspección visual física externa que permita identificar visualmente que:

• La mercancía se encuentra en el lugar de almacenaje correcto.
• Que todo se encuentre en buen estado de embalaje.
• Y que no existan signos manipulación o daño importante.

Una vez concluida la inspección visual se coteja la documentación tomando en cuenta que:

La inspección de mercancía es un proceso que debe tener un control estricto.

Se debe mantener al equipo de logística capacitado constantemente.

Hay que asegurarse de que tengan estudiados los protocolos que deben utilizar consolida un equipo fuerte.

La mayor parte de las incidencias negativas ocurren al no tomar en cuenta la inspección ocular o cuando se pretende subsanar errores en procesos posteriores. Nunca se debe subestimar la eficacia de un proceso simple.

Incidencias en la recepción de mercancías

Lo primero que debemos observar en este proceso son las referencias de la documentación que que se entregan. Estas deben presentar una relación exacta con la documentación propia que nosotros hemos generado con el proveedor o cliente.

A continuación  tenemos que asegurar cuál sistema utilizaremos para adjuntar información relevante en caso concretos como:

• Cuando se encuentran sobrantes o notificar faltantes.

• Para describir el estado de la mercancía.

• Y como debemos reportar un problema grave.

Es importante que tanto las hojas de consignación, formularios y otros documentos deben estar a disposición del operador y en la medida de lo posible deben estar formulados de manera práctica y sencilla para su uso.

En este caso, el instrumento fundamental donde toda la información se encuentra declarada es la hoja de recepción de mercancías.

En el negocio de la hostelería por ejemplo, la recepción de mercadería se realiza por un sistema de albarán doble (justificante de entrega). Donde se encuentra la información de la mercancía. El primero que se genera de manera electrónica para que el encargado pueda cotejar los datos y recibirlo. Despúes se adjunta el segundo albarán físico que, acompañado de la factura, realiza su viaje para ser almacenado y luego dispuesto a la oficina de administración.

Etiquetado un detalle que compromete la eficiencia

En este punto la mercancía todavía está bajo la mirada vigilante y requiere una inspección interna. Se hace una valoración del contenido para que se le pueda adjudicar una etiqueta. Hay que tener en cuenta que la información de identificación influye en  toda la cadena en adelante. Es por eso que la información que debe tener tiene que estar explicita y de consulta rápida, ejemplo el sistema SGA.

Mejorar el etiquetado de un almacén

En este momento todavía la mercancía es susceptible de tener problemas, pero al elaborar esta inspección el operador ya sabe cual es la situación concreta y genera una etiqueta para su almacenaje.

En este caso tenemos los siguientes criterios de etiquetado:

• Aceptado.

• Condicionalmente aceptado.

• Rechazado.

Firma de entrega, la primera estación del trabajo bien realizado.

Al tener claro el estado de la mercancía. Se registran inmediatamente las incidencias en la hoja de recepción. De tal forma y según sea el caso a la entrada a los almacenes, la mercancía ocuparía un lugar específico.

Ya sea para su almacenamiento y posterior distribución, o para organizar su proceso de devolución, en este punto la mercancía ocupa un espacio físico y es de vital importancia su tratamiento.

Es por esa razón que, si todo ha ido satisfactoriamente, se firma el documento de entrega. Posteriormente se almacena siguiendo los protocolos establecidos. En otras situaciones y dándose cuenta el avance de los procesos de gestión surgen los conceptos cross docking. Donde la alta planificación y el uso de software especializado, hacen que las mercancías no tengan que estacionarse mucho tiempo en los almacenes y sigan su camino hacia su destino.

Retención y/o Devolución tareas a solucionar rápidamente

Cuando se encuentra frente a una situación donde las evaluaciones perciben irregularidades el proceso de almacenamiento debe hacerse simple y rápido. Tener los espacios claramente establecidos y dar un seguimiento que no comprometa el flujo de trabajo es esencial. Anexar la documentación que explica las causas.

Comunicase con el proveedor dando parte y almacenar hasta conocer el procedimiento es la reacción más eficiente.

Documentación excepcional sobre retenciones

Cuando se presenta este caso hay que poner especial cuidado a la documentación. Hay que recordar que la hoja de recepción es la que contiene la información primaría sobre el producto o mercancía. A parte de este parte que se entrega, cualquier otro tipo de documentación de aduana o transporte que contenga información sobre una incidencia debe ser adjuntado.

Hay que tener un modelo donde se detallen y verifiquen todas las informaciones pertinentes. Ahora la mercancía o producto está interrumpiendo su ruta natural. Es por eso que a partir de la identificación de incidencias se tomaran nuevas decisiones sobre el destino la misma. Es por eso que se cuente con un protocolo seguro y eficiente. Además que la gestión del de, almacenaje, información y contacto con el cliente de destino sea lo más rápido posible.

Esto nos genera dentro de la gestión de almacenes un flujo efectivo.

Flow through warehouse o sea una vez dentro la casa.

El espacio y su uso son los tópicos fundamentales para el trabajo en almacén. Saber como recorrerlo y tener un orden acorde a las necesidades propias hace un negocio rentable y exitoso.

La mayor parte de la energía y tiempo de trabajo se concentra en esta parte del proceso. En éste punto se establece el circuito que da vida a la red de procesos que ofrece un almacén.

El flujo de materiales está relacionado directamente al servicio de ofrece, entonces puede ser:

• Un punto de recogida de mercancía.
• Un lugar de recogida y distribución de mercancía.
• Un lugar de recogida, distribución y producción de mercancías.

Hay muchas formas en las que operan los almacenes. Entonces hay que entender que la estructuración del espacio influye en la productividad y beneficios a obtener. Pensar en temas de manipulación, capacidad de trabajo, volumen de manejo, género y proceso que necesitan las mercancías, hacer que se estructure el espacio de forma activa. Todo esto respetando las normas legales y de control vigentes establecidas.

Por ese motivo, cualquier movimiento representa un gasto. Esto también tiene relación saber cuál es la capacidad que se tiene para recibir y movilizar mercancías. Además de la capacidad de resolver problemas que se presenten en estas situaciones.

Tener señalizado correctamente las zonas de trabajo. Contar con maquinaria que sea lo más especializada para el ramo. Dar capacitación permanente al personal. Revisar los protocolos de trabajo e incluir sugerencias y feedback de los empleados que promuevan cambios para mejorar procesos.

Es el espacio y el equipo son los que deben adaptarse a las necesidades de los clientes.

De tal forma que, contar con informaciones precisas nos colocan delante de los problemas.

La meta a alcanzar es la de lograr que las áreas de almacenamiento estén rindiendo a un nivel alto. Estructurando un ritmo que permita convertir este proceso en una rutina activa.

Conclusión

Dentro de los desafíos que tienen la gestión en este tipo de negocios se han encontrado todas las empresas. Lograr desarrollar capacidades que permitan afrontar los nuevos tiempos es una tarea constante. Este tipo de empresas logran el éxito desarrollando la investigación dentro de sus empresas.

El objetivo de optimizar el rendimiento de un proceso radica en sofisticar los eslabones de la cadena. Entendiendo que cada uno de estos eslabones aporta un valor propio. Es por eso que se deben cuidar y dar importancia relevante a todas las tareas.

De esa forma se van descubriendo esos detalles que distinguen a los emprendimientos que sobreviven a tiempos más duros y los hacen más competentes.

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