Principales KPI para monitorizar el almacén

Administrar un almacén genera muchas oportunidades y, también, muchos desafíos. Reconocer y definir el progreso del almacén hacia los objetivos comerciales marcados es una tarea difícil. Los KPI son indicadores clave de rendimiento que ayudan a identificar las áreas de mejora para optimizar los procesos del almacén.

¿Por qué es imprescindible controlar los procesos del almacén?

Realizar un correcto desempeño del almacén es complejo debido a las múltiples tareas que engloba: entrada de inventario, actualización del stock, tareas de picking, embalaje, envío y selección de un SGA eficaz. Sin olvidar las tareas intermedias en el desarrollo de la actividad.

Utilizar KPI's en los procesos más importantes es imprescindible para medir la actividad y reconocer las áreas de mejora. Su aplicación en estas áreas influye directamente en los costes de la empresa y en la satisfacción del cliente, que recibirá un servicio eficiente.

Tal es la importancia de estos indicadores, que su no aplicación supone la imposibilidad de mejorar activamente y lograr una eficiencia óptima. Podrían existir debilidades funcionales que al no ser reconocidas afecten a la actividad de tu almacén y desemboquen en un problema fatal.

10 KPI esenciales para monitorizar el almacén

Los indicadores de rendimiento son, esencialmente, un cuadro de mando de desempeño que miden el progreso hacia los objetivos de su empresa, identifican oportunidades de mejora en las áreas observadas y comparan su propio desempeño con el de sus competidores.

Estos KPI's le ayudarán a operar de manera eficiente y efectiva en su almacén:

1. Eficiencia de recepción

La actividad en el almacén comienza con la recepción y almacenaje de las existencias entrantes.

Lo que a priori parece una actividad rutinaria se puede complicar debido a la recepción de mercancía diaria y la logística inversa: devoluciones de clientes en buen estado, devoluciones de productos dañados y devoluciones hacia el proveedor.

Desde el espacio que necesitan tus trabajadores para desarrollar su cometido hasta la tasa de inventario puede verse perjudicado. Las deficiencias en la recepción pueden originar un efecto dominó negativo en su organización.

Se puede medir la eficiencia de recepción atendiendo al tiempo utilizado por los trabajadores desde que el stock se recibe hasta que sea contabilizado, registrado y esté listo para su almacenaje.

Obtener este KPI es tan sencillo como registrar el tiempo exacto utilizado para recibir el stock. Registrar otra marca cuando el stock esté listo para almacenar. Para conocer el rendimiento únicamente tendrá que calcular el promedio y compararlo con periodos anteriores.

Automatizar el proceso de entrada de inventario mediante un escáner de código de barras y un SGA de calidad, mejora considerablemente el tiempo utilizado en esta tarea.

2. Precisión de Picking

Seleccionar y preparar los envíos es una de las actividades más complejas que se realizan en el almacén. Son varios los sistemas utilizados para la recogida de los productos, pero en todos está presente el error en la selección del artículo.

Un pedido erróneo provoca la devolución de los artículos y un sobrecoste para enmendar el error. Nuevamente se trata de un proceso que puede tener un fuerte impacto en los costes, la satisfacción del cliente y en el mercado.

El primer paso para evitar esta situación es organizar de forma eficiente el almacén, el uso de las estanterías adecuadas ayudará a sus trabajadores a sus tareas de picking correctamente. El resultado es menor número de errores y mayor productividad en el almacén.

Para calcular este KPI hay que tener en cuenta el número total de envíos y la devolución de artículos incorrectos. El resultado obtenido es el porcentaje de pedidos que se seleccionaron correctamente.

3. Costo de Inventario

Conocer el costo que supone almacenar el inventario durante un determinado periodo de tiempo es muy importante para realizar actuaciones estratégicas en este campo. La máxima es cuanto más tiempo permanezca la mercancía en el almacén, mayor coste para el negocio.

Es necesario saber cuánto tiempo está un producto en inventario, el espacio que ocupa y los costes que supone: mano de obra, seguro, almacenamiento y flete.

Esta KPI muestra con exactitud el importe que le cuesta a la empresa mantener sus existencias almacenadas durante un periodo de tiempo. Y le permitirá conocer el beneficio real que le proporcionará el stock actual.

Asimismo, al conocer el pronostico de demanda, el gerente de almacén podrá tomar decisiones completas y los métodos de control de inventario que deben implementar.

El costo de mantenimiento de inventario se obtiene de sumar todos los costes asociados al almacenamiento del inventario durante un periodo completo, incluyendo seguros, personal, espacio de almacenamiento, equipo o impuestos. Se expresa como un porcentaje.

4. Rotación de inventario

La rotación de inventario es una métrica muy importante para su negocio porque refleja la frecuencia con la que se vende el inventario. Otro KPI estrechamente relacionado con el costo de inventario.

Todo negocio dedica una significativa cantidad de dinero a su inventario, y está preocupado por saber qué productos se venden y cuáles no. Para aplicar estrategias de reducción de inventario.

Conocer si los artículos almacenados se han vueltos obsoletos o simplemente no tienen excesiva demanda. El inventario con baja rotación ocupa un valioso espacio en las estanterías y disminuye de forma relevante la eficiencia del almacén.

Evidentemente, tener una elevada tasa de rotación será beneficiosa para el almacén. A mayor movimiento de las existencias, menor coste de almacenamiento y mayor beneficio para la empresa.

Este KPI permite conocer la popularidad de los artículos y evaluar las prácticas de compra futuras. Favorece el desarrollo de una estrategia que permita la venta de inventario con alta rotación y dar salida a los productos con baja rotación.

5. Tasa de Rendimiento

La tasa de rendimiento indica el porcentaje de ventas que son devueltas. La frecuencia con la que los clientes devuelven los artículos.

Para conseguir datos específicos sobre las devoluciones, se pueden segmentar los reembolsos según el motivo del retorno del pedido, lo que permite tomar decisiones para mejorar el aspecto crítico.

Esta KPI da una muestra del grado de satisfacción del cliente con el sistema logístico de tu organización. Cuanto más bajo sea el índice obtenido en esta métrica, mejor servicio se está ofreciendo. Y permite al director de operaciones logísticas localizar la problemática y seguir las estrategias adecuadas para solucionar este problema.

6. Tasa de Pedidos Pendientes

Analizar el éxito en la gestión de almacenes está estrechamente vinculado con la tasa de pedidos pendientes. Es decir, el número de pedidos que incluyen artículos que están agotados en el almacén.

Este hecho se puede deber a situaciones inesperadas, principalmente como consecuencia de un incremento sustancial de la demanda. Sin embargo, si esta tasa es alta de forma recurrente, el motivo puede deberse a un fallo en la planificación del inventario.

La principal dificultad de los gerentes del almacén es comprender el comportamiento del consumidor y pronosticar la demanda de forma satisfactoria para establecer los niveles de inventario adecuado.

Este KPI se puede complementar con otras métricas como la rotación de inventario. Saber la facilidad de venta de los distintos productos puede ayudar a predecir la demanda de ciertos artículos y anticiparse para evitar la falta de productos en stock.

7. Tiempo de entrega del pedido

Un KPI cada vez más importante para los clientes es el tiempo de entrega de un pedido desde que se confirma hasta que el pedido llega hasta el cliente. Cuanto más bajo sea el tiempo de entrega, mayor será la satisfacción del consumidor.

Esta métrica general incluye procesos clave como la recepción de la solicitud de pedido, picking, embalaje y envío. Un fallo en el desarrollo de estas actividades puede resultar fatal para que el pedido llegue en el tiempo estimado. Provocando el malestar del cliente.

8. Unidades por transacción

Conocer el número de unidades por transacciones es clave para la logística de un almacén. No es el mismo sistema el utilizado para gestionar monopedidos que para gestionar multipedidos.

Dependiendo de la industria, el número de de artículos en cada transacción puede variar. Comparar los promedios de su almacén con el histórico de la compañía y del sector es muy importante para saber la tendencia de las unidades por transacción.

9. Tasa de Orden Perfecta

Que un pedido se entregue sin ningún tipo de error debe ser una generalidad. Sin embargo, debido a los distintos procesos que se ven involucrados desde la compra hasta la recepción del pedido muchas veces no se logra la perfección.

Este KPI mide el número de pedidos que se han entregado sin ningún tipo de incidente en el proceso logístico: selección del artículo correcto, enviado a tiempo y recibido en las condiciones ideales.

10. Coste de transporte

Conocer el coste que se generan desde que se envía el producto hasta su entrega final es fundamental para ajustar los precios de venta de los artículos.

Este KPI desglosa todos los costes relacionados con las distintas etapas de la logística, e incide en si los costes de transporte están en la media o resultan excesivos. También resulta interesante conocer el coste de transporte de un producto en relación con los ingresos que le proporciona.

El objetivo de esta métrica es disminuir los costes de transporte mientras se intenta mantener una calidad de entrega elevada.

La Importancia de los SGA para medir KPI

Los KPI permiten destacar y comparar el desempeño de una actividad a largo plazo para descubrir oportunidades de mejora. Sin embargo, la gran problemática de las empresas es encontrar una herramienta que les permitan medir de forma fiable estos aspectos clave.

Los WMS ofrecen información fidedigna de forma simultánea sobre la logística del centro de distribución, permiten analizar los procesos que participan en las distintas etapas del almacén y arrojan informes detallados sobre las métricas que hemos tratado en este artículo y otros KPI que se ajusten a la actividad de la organización.

Los SGA muestran las métricas clave y determinan si se están cumpliendo los objetivos propuestos. Por tanto, la relación entre sistemas de gestión de almacenes y KPI son necesarios para establecer planes de actuación que permitan optimizar los procesos.

Conclusión

La implementación y seguimiento de indicadores clave de rendimiento suponen un paso muy importante para aumentar la productividad y eficiencia del almacén y, por supuesto, la satisfacción del cliente.

Para apoyar estos KPI es necesario contar con herramientas avanzadas de gestión que permitan la aplicación de estas métricas. Los SGA provocan que las complejas tareas del almacén sean más fáciles de ejecutar, cuenten con mayor eficiencia y se puedan medir para encontrar puntos críticos que mejorar.

En Acacia somos especialistas en Software de Gestión de Almacenes y ofrecemos servicios de consultoría logística para que optimices todos los procesos del Supply Chain.

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