¿Cómo realizar un procedimiento operativo estándar

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Un Procedimiento Operativo Estandarizado (POE) es un documento que indica las instrucciones a seguir para desarrollar una tarea de manera ordenada y sencilla. Cuando apliques un procedimiento a la logística de tu almacén obtendrás resultados positivos inmediatamente.

Notarás los beneficios en productividad y calidad de trabajo en cuanto la puesta en marcha haya finalizado. Este es el primer paso para posicionar a tu empresa por encima de la competencia.

A nivel internacional se conoce como warehouse Standard Operating Procedure, SOP, y su aplicación en las grandes empresas del sector logístico está muy extendida. De hecho, esto favorece a que la tecnología avance rápidamente y, en consecuencia, las pequeñas y medianas empresas se benefician directamente.

Elaboración de procedimientos operativos

En este apartado te vamos a explicar cómo redactar un procedimiento operativo detallando los pasos a seguir y destacando los puntos más importantes. A la hora de redactar el procedimiento operativo de una empresa logística se han de tener en cuenta varios aspectos. En primer lugar, hay que escoger un formato adecuado y sencillo de entender. En función de la tarea que se quiera planificar puede ser más adecuado un modelo de formato u otro.

Modelos de procedimientos operativos estándar

Para definir una tarea rutinaria que no requiera una gran improvisación o toma de decisiones por parte del trabajador, se suele utilizar un formato de pasos. Por medio de oraciones simples, el operario será capaz de seguir unas instrucciones sin demasiada complicación.

En el caso de que el formato de pasos se quede corto, como cuando hay más de diez pasos a seguir y se requiere la improvisación del lector, será más adecuado definir una jerarquía de pasos. Este formato sirve para definir subniveles dentro de los pasos, añadiendo particularidades para optimizar la tarea.

Por último, para la definición de una tarea más compleja es recomendable emplear un diagrama de flujo estructurado por un sistema de bloques. Este formato es el más conveniente cuando los resultados no siempre son previsibles. De este modo, orientarán al trabajador a través de un mapa que abarque las infinitas posibilidades.

Cualquier otro formato puede ser empleado siempre que cumpla con el objetivo principal de abarcar toda la información necesaria y exponerla de manera sencilla para todos los empleados a los que va dirigida.

Definición de los objetivos específicos

Es crucial que tengas claro cuál es el propósito del procedimiento operativo antes de comenzar a redactarlo. Definir unos objetivos específicos te ayudará a desarrollar las instrucciones para completar la tarea. Siempre has de recordar que el objetivo principal es que ayude a mejorar el rendimiento de la tarea. Por lo que el tiempo invertido en la redacción del procedimiento será recompensado con una enorme mejora que optimizará el tiempo y el rendimiento de los trabajadores.

Alcance, desarrollo y contraste

Para elaborar un procedimiento operativo de calidad es fundamental que sea completo y recoja todas las posibilidades. Un procedimiento incompleto o inexacto puede derivar en un empeoramiento de la productividad. Lo que pretendemos con este documento es facilitar las cosas al empleado, que desarrollará las tareas con nuestra guía. Para esto, es imprescindible que la persona o el grupo de personas que elaboren el procedimiento, tengan un conocimiento excepcional de la tarea que desean estandarizar.

Es muy recomendable contrastar el procedimiento con los empleados, puesto que son quienes mejor conocen la tarea y sus adversidades. Ellos nos aconsejarán sobre cómo hacer un procedimiento operativo que sea fácil de entender y que abarque todas las posibilidades.

Además, hay que tener en cuentaa quién va dirigido. El volumen de empleados que lo vaya a consultar y su conocimiento sobre la materia son dos aspectos cruciales. Si las instrucciones las van a seguir empleados de diferentes sectores, deberás centrarte en que la información sea fácil de entender utilizando un lenguaje común. Si vas a utilizar acrónimos será necesario identificarlos y definirlos previamente.

Extensión del documento

En el documento debe aparecer la información necesaria, sin extenderse demasiado, siendo lo más concisos posible. Si los empleados conocen la terminología y están acostumbrados al proceso, el documento podrá ser corto e ir directo al grano. Si por el contrario, los trabajadores a los que va dirigido no están habituados a la tarea, el POE será de una extensión mayor.

Es muy común que cuando un procedimiento operativo está implementado, los resultados son muy beneficiosos, una pequeña inversión de tiempo en consultarlo y conocerlo servirá de guía para siempre.

Registro estándar. Ejemplos en logística

Las grandes empresas del sector logístico aplican procedimientos operacionales de gran complejidad empleando siempre un registro adecuado. La importancia del lenguaje y la terminología en un procedimiento es igual, o mayor, que la del contenido. Por muy compleja que sea la tarea, siempre ha de ser explicada con un vocabulario adecuado.

Organizaciones de reconocido prestigio que desarrollan una importante y compleja labor en cuanto a planificación de medicamentos y bienes de primera necesidad, como el Alto Comisionado de las Naciones Unidas para los Refugiados, ACNUR, emplean un extenso POE 
muy completo. Este es actualizado conforme a las nuevas necesidades, de manera que siempre resulte útil para sus trabajadores y voluntarios.

Aquí te mostramos otro ejemplo de un Procedimiento Operativo Estandarizado aplicado a la logística de un almacén.

En este caso, se trata de la organización y planificación de los productos de una droguería en Perú. Por medio de la utilización de documentos adjuntos y fichas de registro se optimiza la gestión y supervisión de los productos. Además,  proporciona información útil a todos los empleados.

Procedimiento de SGA (no confundir almacén con ambiental)

Un Software de Gestión de Almacenes, SGA, es un sistema que permite informatizar y gestionar toda la información de un almacén. Gracias al uso de esta tecnología podrás maximizar el rendimiento de cualquier plataforma logística o almacén, sin importar el tamaño. La gestión de entradas y salidas de material, así como el control de stock y la gestión de ubicaciones de las unidades de carga, son las funciones básicas que debe cubrir un SGA.

La implementación y organización manual de procedimientos SGA debe ser estandarizada. Así, cuando se incorpore alguna tecnología nueva al almacén, el sistema será actualizado. Para esto es recomendable ser metódicos y contar con la ayuda de profesionales.

Gestión de entradas

Para que la administración de las entradas sea lo más eficiente posible, es recomendable etiquetar los productos y definir diferentes categorías. Un ejemplo de categorías podría ser etiquetar de diferente manera los productos nuevos de los procedentes de una devolución. En el caso de devoluciones por productos dañados habría que bloquearlos.

Gestión de ubicaciones

Es posible parametrizar los productos conforme a las necesidades. Movimientos habituales como si la orientación de productos es algo relevante, puede provocar una pérdida de tiempo innecesaria. Gracias a la implementación del SGA se pueden optimizar el tiempo y espacio de trabajo, de manera que toda la cadena logística se verá beneficiada.

Control de stock

No solo sirve para supervisar el estado del stockde un almacén, que sería lo más evidente, sino que también permite obtener información más detallada de todos los elementos que intervienen en la cadena. Disponer de un mapa de visualización del almacén a través de una pantalla es de gran utilidad. Además, permitirá conocer los parámetros asignados a cualquier artículo o producto, de manera que podrás cambiar sencillamente algún parámetro para simular posibles mejoras.

Gestión de las salidas

La principal función es que el producto sea entregado en tiempo y forma, que todas las salidas cumplan con las especificaciones. Al emplear un software, podrás implementar funciones avanzadas como el control por voz o interconectar varios almacenes y disponer de información en tiempo real.

La información es poder. Hoy en día, son muchas las empresas del sector logístico que ofrecen información al usuario final acerca del estado de sus envíos. Las empresas que destacan en el sector garantizan la calidad de sus servicios y reducen los errores al mínimo gracias al empleo de este software.

Procedimientos operativos de seguridad logística

Para que un almacén funcione correctamente no solo hay que centrarse en el stock o la gestión de entradas y salidas, sino que es fundamental que todas las tareas se realicen sin riesgos. Garantizar la seguridad y salud de los operarios es clave para que cualquier proceso de negocio prospere.

Cuando en una empresa se da un litigio, y más si es por una baja laboral, repercute negativamente en el entorno laboral provocando una sensación de desconfianza y desasosiego. Por esto, es aún más importante conservar la salud de nuestros trabajadores implementando procedimientos operativos de calidad en la seguridad logística.

Para elaborar un Procedimiento Operativo Estandarizado de seguridad logística, será necesario consultar a los empleados, revisar, corregir y trabajar codo con codo con ellos. Involucrar a los operarios en la definición de documentación, les transmitirá confianza, puesto que comprobarán que su opinión es relevante y se tiene en cuenta. Además, ellos son quienes mejor conocen los riesgos de desarrollar las tareas y cómo evitarlos.

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