Un SGA para optimizar el proceso de recepción de mercancía en mi almacén

Entre los procedimientos llevados a cabo en nuestro almacén, la entrada de mercancía destaca como una labor sustancial. Su correcta ejecución garantiza el orden y la productividad de las instalaciones. Por ello, es fundamental que se cuente con un protocolo de recepción de entradas óptimo.

Como bien afirmaba el escritor Fernando de Rojas, la mitad está hecha cuando tienen buen principio las cosas.

Preparación para la recepción

La preparación es la clave para que la entrada de mercancía en el almacén se ejecute de manera fluida y controlada. Por esa razón, antes del proceso de recepción es fundamental recopilar información sobre:

• El pedido al proveedor: cantidad, calidad y peso del envío.

• La fecha y hora de entrega estimadas.

• La disponibilidad de espacio en el almacén.

• La cantidad de personal necesario para el procedimiento.

Estos datos permiten planificar y coordinar las tareas de recepción que se llevan a cabo durante la entrega. Hablamos, por ejemplo, de la limpieza y organización de ubicaciones, o bien, de la administración de los horarios del personal en función de la fecha prevista de entrega.

Igualmente, es importante para una respuesta rápida y eficaz que todos los implicados tengan acceso a estos datos. El sistema que nos permite su automatización es un Software de Gestión de Almacenes (SGA).

Recepción de la mercancía

Se aprecia una notable eficiencia del procedimiento de recepción de pedidos cuando éste ha sido planificado. Por esta razón, la organización del procedimiento en fases facilita el control de su cumplimiento.

Inspección del envío

Lo primero es la descarga de los pedidos en el muelle de recepción. A continuación, un personal capacitado ejecuta la inspección. Este paso es fundamental para la entrada de mercancía en almacén. Permite que se identifiquen incidencias en un estadio temprano del proceso.

Documentación y retención del pedido

La inspección de la mercancía depende de dos documentos: el pedido al proveedor y el albarán de entrega. Al primero se puede acceder mediante la información compartida en el SGA. También es posible solicitar una copia al departamento de compras. Los operarios deben verificar que la información contenida en ambos sea la misma.

Además, el pedido al proveedor también indica a qué es necesario prestar atención durante la inspección:

• Cantidad del pedido.
• Peso de los bultos.
• Cualidad, condición y consistencia de los productos.
• Precio.

Aceptación

Si la mercancía cumple con lo indicado en el pedido del proveedor, puede ser aceptada para su entrada. La aceptación se produce mediante una firma de entregas. Se trata de un sello que avala la conformidad con la entrega de la mercancía.

Una vez puesto el sello, la responsabilidad de la carga recae exclusivamente sobre el almacén. Por este motivo, debemos cuidar la detección de incidencias en la fase de inspección.

Admitida la entrada de mercancía en almacén, ésta puede proceder al siguiente paso.

Rechazo

El rechazo en esta fase del circuito implica la existencia de una incidencia en la recepción de mercancía. Esto requiere que el personal implicado contemple siempre, antes de dar su conformidad, todos los supuestos posibles.  Para ello, es recomendable elaborar un documento para registrar incidencias en la entrada de mercancía en almacén.

El protocolo para seguir puede variar según el tipo de incidencias:

• Equivocación de producto / Entrega en exceso: en el primer supuesto se registra la incidencia y se indica al proveedor que se procederá a su devolución. A continuación, se coordina una nueva fecha de entrega para el producto correcto. En el caso de la entrega en exceso, puede aceptarse sólo la cantidad acordada en el pedido al proveedor y devolver el resto.

• Entregas parciales: se registra la entrega como incompleta, de manera que no se procese con las otras entregas aceptadas. Dependiendo de cada situación, puede asignarse a la entrega parcial un lugar temporal en el almacén mientras se espera al resto.

• Devolución de producto: en este caso se procede sólo con la devolución del producto, sin solicitud de cambio.

Inspección de la mercancía

Cumplida la primera fase, la mercancía pasa a un proceso más detallado dentro de la recepción: la inspección de la mercancía.

La inspección se ocupa de la clasificación de los productos en función de aspectos comunes para la gestión de su almacenaje. Entre los criterios para ello encontramos: familia de producto, tipo de manipulación requerida, peligrosidad.

Hoja de recepción de mercancías

En el pasado, al realizarse la inspección, los datos recopilados se transcribían en las hojas de recepción de mercancías. Hoy, muchas empresas de logística se han modernizado y manejan esta información también a través del etiquetado.

Etiquetado

El etiquetado de productos de un almacén mediante un SGA automatiza y agiliza el proceso de recepción de mercancía. Cada etiqueta contiene información que facilita y mecaniza su almacenaje.

La lectura del stock de la etiqueta permite al sistema contabilizar el ingreso de mercancía y generar el siguiente proceso de almacenaje:

• El sistema asigna una o varias ubicaciones de almacén a la cantidad de mercancía entrada.

• El sistema crea una o varias órdenes de transporte desde el muelle de origen hasta las ubicaciones destino.

• En el almacén se produce el transporte de la mercancía requerida.

• Tras el almacenaje se confirma la operación en el sistema, usualmente por lectura de los códigos de barras solicitados.

El concepto de Flow Through Warehouse

Las actuales circunstancias que se viven han disparado la frecuencia de la actividad del ecommerce. Cada vez son más las empresas de logística que apuestan por el nuevo concepto de flow trough warehouse (FTW). Este  método logístico persigue velocidad, productividad y eficiencia.

Como su nombre lo indica, se trata de que la mercancía permanezca el menor tiempo posible en el almacén. Casi como si fluyera a través de él. Para lograrlo, se apuesta por la reducción del área de almacenamiento a lo mínimo.

Flow Through Warehouse para ecommerce

En el proceso de recepción de FTW la mercancía es inspeccionada, separada y escaneada en función a sus características y destino final. Para ello se utiliza un SGA que agiliza el procedimiento de clasificación. Gracias a eso se reducen costes de envío a través de la combinación de productos cuya información es similar.

Un flujo bajo control con un buen SGA

El proceso de recepción de mercancía requiere de un procedimiento controlado y ordenado. A través de un SGA es posible conseguir esto. Su sistema de control y centralización de datos optimiza cada vez más procesos en las empresas logísticas.

Además, mecaniza el acceso a la información necesaria y agiliza los procesos de inspección y etiquetado. Contacte con nosotros, le proporcionaremos el software y hardware más adecuado para su empresa.

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